Escribir su presentación

Ver también: Presentación de datos

Pocos de nosotros nos sentimos completamente cómodos escribiendo una presentación. Hay algo muy abrumador para muchas personas en el proceso de trasladar sus pensamientos de la cabeza al papel (o una serie de diapositivas en la computadora).

Sin embargo, hay cosas que puede hacer para ayudarse a sí mismo. Estos incluyen conocer bien su material y tomarse el tiempo para considerar lo que quiere decir.



Esta página proporciona consejos sobre cómo escribir una presentación. Analiza la redacción inicial y luego también explica cómo revisar y editar su trabajo. Esto ayudará a garantizar que su presentación sea lo más eficaz posible.



Antes de que empieces...


Antes de comenzar a escribir su presentación, necesita cierta información: el objetivo, el tema y los detalles de la audiencia, por ejemplo. Para obtener más información sobre esto, consulte nuestra página en Preparación de su presentación .



Con base en la información que ha recopilado, también debería haber comenzado a desarrollar sus ideas y seleccionar los puntos principales para incluir. Para obtener más información sobre esto, consulte nuestra página en Organizar su material .


Algunos puntos de partida básicos

Hay dos cosas realmente importantes que debe recordar al comenzar a escribir una presentación:

1. Dé a su presentación una introducción, un mensaje principal y una conclusión.



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Algunas personas resumen esto como 'Diga lo que va a decir, dígalo y luego diga lo que ha dicho' .

Sin embargo, esa no es toda la historia. Su introducción debe 'establecer la escena' un poco y dar un esquema general de lo que va a cubrir en su presentación. Si está utilizando un software de presentación como PowerPoint, debe ser una sola diapositiva. Su conclusión debe resumir y presentar su mensaje principal a su audiencia, probablemente nuevamente en una sola diapositiva.

¡CONSEJO SUPERIOR!


Si está respondiendo preguntas después de su presentación y está usando PowerPoint, probablemente tendrá una diapositiva en la pantalla durante las preguntas. Por supuesto, podría tener una diapositiva final que diga algo como 'Gracias por escuchar, ¿alguna pregunta?', O que proporcione sus datos de contacto.

Sin embargo, también puede dejar una diapositiva final que destaque sus conclusiones.

Esto ayudará a garantizar que sus mensajes clave permanezcan en la mente de su audiencia.


2. Piense en utilizar historias para transmitir su mensaje.

Estamos programados por miles de años de evolución para escuchar historias. Las historias nos ayudaron a sobrevivir al recordarnos comportamientos importantes. Por lo tanto, tendemos a recordarlos mucho mejor que listas de hechos o viñetas.

Es mucho más fácil trabajar con esto que ignorarlo.

Hay dos aspectos de esto.

  • Primero, debe intentar pensar en su presentación como si estuviera contando una historia a su audiencia. ¿Cuál es el punto que está tratando de hacer y cuál es la mejor manera de transmitirlo?

  • En segundo lugar, es útil utilizar historias como parte de su presentación. . Por ejemplo, si comienza contando una historia o anécdota, actuará como un 'gancho' para atraer a su audiencia. También puede utilizar historias para ilustrar cada punto que desee destacar. Por supuesto, su historia tiene que vincularse a su mensaje principal, porque puede garantizar que su audiencia recordará la historia mucho más tiempo que la conclusión.



Estructurar su presentación

Por supuesto, la estructura y el contenido de su presentación serán exclusivos para usted.

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Solo usted puede decidir cuál es la mejor forma de presentar sus mensajes. Sin embargo, es posible que desee considerar algunas estructuras de presentación estándar como inspiración:

1. Aprovechando el poder de tres

En el discurso público y el debate retórico, así como en muchas comunicaciones, tres es un número mágico. Al cerebro le resulta relativamente fácil captar tres puntos a la vez.

La gente encuentra tres puntos, ideas o números, más fáciles de entender y recordar que cuatro o más.

Por lo tanto, podría estructurar su presentación utilizando el número mágico de tres.

Por ejemplo, su presentación debe tener tres elementos principales: la introducción, el medio y las conclusiones. Dentro del cuerpo principal de su presentación, divida su mensaje clave en tres elementos y luego expanda cada uno de estos puntos en tres subpuntos. Si está utilizando una ayuda visual como PowerPoint, limite el número de viñetas a tres en cada diapositiva y amplíe cada una de ellas a medida que avanza.

¡CONSEJO SUPERIOR!


¿Qué debe hacer si tiene más de tres puntos que destacar?

¡Reducirlos hasta que no tenga más de tres puntos!

Su audiencia probablemente sólo recordará tres de sus cinco o seis puntos de todos modos, pero ¿cuáles tres? Haga el trabajo por ellos, identifique los tres puntos más importantes y omita los demás.

2. ¿Qué, por qué, cómo?

Una estructura alternativa utiliza las preguntas '¿Qué?', ​​'¿Por qué?' ¿y cómo?' para comunicar su mensaje a la audiencia. En cierto modo, esto también aprovecha la potencia de tres, pero es un caso especial para la acción de conducir.

  • '¿Qué?' identifica el mensaje clave que desea comunicar. Piense en el beneficio de su mensaje para su audiencia. ¿Qué ganarán, qué pueden hacer con la información y cuál será el beneficio?

  • '¿Por qué?' aborda la siguiente pregunta obvia que surge para la audiencia . Habiendo dicho 'qué', la audiencia naturalmente comenzará a pensar '¿por qué debería hacer eso?', '¿Por qué debería pensar eso?' o '¿por qué debería ser ese el caso?'. Abordar directamente el '¿por qué?' La pregunta en la siguiente etapa de su presentación significa que está respondiendo a estas preguntas y que su charla sigue una ruta natural a través del material. Esto asegurará que tenga a la audiencia de su lado inmediatamente.

  • '¿Cómo?' es la pregunta final que surge naturalmente en la mente de la audiencia . Quieren saber cómo van a lograr lo que acaba de sugerir. Trate de no ser demasiado prescriptivo aquí. En lugar de decirle a la gente exactamente cómo deben actuar en su mensaje, ofrezca sugerencias sobre cómo pueden actuar, tal vez usando ejemplos.

Debería intentar respaldar lo que dice con pruebas. Puede utilizar estudios de casos, ejemplos personales o estadísticas aquí, pero trate de asegurarse de utilizarlos en forma de historias.

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Hay más sobre esto en nuestra página. Presentación de datos .

Edición de su contenido

Una vez que tenga un primer borrador de su presentación, es importante revisarlo y editarlo.

Esto ayudará a garantizar que realmente transmita su mensaje de la manera más eficaz.

Al editar el contenido de la presentación, debe considerar:

  1. El idioma . Asegúrese de que lo que está diciendo sea claro para su audiencia. Elimine cualquier jerga y trate de usar un inglés sencillo en su lugar. Si es necesario, explique los términos cuando los use por primera vez.

  2. Estructura de la oración . Use oraciones cortas y mantenga la estructura simple. Recuerde que hablará a través de sus ideas y que la audiencia estará escuchando en lugar de leer.

  3. El flujo . Asegúrese de que la estructura de su presentación guíe a su audiencia a través de sus ideas y les ayude a sacar su conclusión por sí mismos.

  4. Usa metáforas e historias para ayudar a la comprensión y la retención.

  5. 'Ganchos' para captar y mantener la atención de la audiencia . Asegúrese de haber incluido varios 'ganchos' en varios puntos de la presentación. Esto le ayudará a captar y luego mantener la atención de la audiencia. Pueden ser historias, participación de la audiencia o alguna alternativa ayudas visuales , como un video corto.

  6. Verifique y vuelva a verificar la ortografía y la gramática . Asegúrese de que las diapositivas o ilustraciones de la presentación, los títulos, las leyendas, los folletos o similares estén libres de errores ortográficos.

¡CONSEJO SUPERIOR!


Idealmente, debe tomar un descanso de la presentación antes de editar para que pueda mirar su escritura con un par de ojos nuevos.

También puede pedirle a un amigo o colega que le eche un vistazo, especialmente al flujo y al lenguaje. Si es posible, pregúntele a alguien que no esté familiarizado con el material. .


Un pensamiento final

La redacción real de su presentación es realmente la etapa final de su preparación.

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Si has hecho los deberes, ya tendrás claro el motivo por el que estás presentando, la temática y los puntos principales que quieres plantear. Por tanto, plasmarlo en un papel debería ser relativamente sencillo.


Continuar con:
Decidir el método de presentación
Preparación para una presentación