El papel del secretario

Ver también: Tomar nota

En el transcurso de su carrera, así como en otros momentos de su vida, es muy posible que le pidan que tome las actas de una reunión. Incluso se le puede pedir que asuma un papel formal como secretario de un grupo u organización, ya sea voluntario o como un puesto remunerado.

En esta capacidad, es esencial que sepa lo que se debe hacer y que pueda tomar notas claras y precisas porque la función del secretario es principalmente crear un registro oficial de la reunión.

Responsabilidad del secretario

El papel del secretario en cualquier grupo formal es ser el guardián del proceso de las reuniones. Por lo general, es la persona que hace los arreglos para las reuniones, incluidas las AGM, y mantiene registros formales del proceso y las decisiones del grupo: las actas de la reunión. Esto puede incluir el mantenimiento de registros de correspondencia.



Esta página se centra principalmente en los aspectos formales del papel del secretario y, en particular, en los relacionados con las reuniones.


Preparación: antes de la reunión

Hay una serie de cosas que el secretario debe saber antes de una reunión, la mayoría de las cuales se pueden averiguar fácilmente preguntando a la persona que debe presidir la reunión.

Los mas importantes son:

  • Quién se espera que haga los arreglos para la reunión , incluida la búsqueda de un lugar y los arreglos para los refrigerios adecuados y las instalaciones audiovisuales? Suele ser la secretaria.
  • ¿Quién se encarga de preparar la agenda? Cada presidente tendrá sus propias preferencias, pero esto también suele ser una responsabilidad de la secretaría, que trabaja con el presidente. Puede haber otras personas que tengan derecho a agregar elementos a la agenda. Vea nuestra pagina: Establecer una agenda para más información.
  • El secretario tiene la función de asegurarse de que la agenda no se sobrecargue. , que puede incluir discutir con el presidente y otras personas lo que podría posponerse para una reunión posterior y lo que podría cubrirse en un informe escrito.
  • ¿Qué tipo de notas o actas se requieren? ¿Deben ser actas formales que establezcan quién dijo qué, o notas breves que registren las acciones acordadas?
  • ¿Con qué rapidez deben producirse y distribuirse notas o actas después de la reunión?
  • ¿Cuál es el proceso para borrar las notas para su publicación? A algunos presidentes les gusta aprobar las actas antes de que se envíen más, mientras que otros prefieren que se distribuyan entre varios asistentes clave al mismo tiempo.

Si es nuevo en su rol de secretaria , también vale la pena averiguar quiénes se espera que asistan, las organizaciones que representan y algunas de las cuestiones que se han planteado en reuniones anteriores.

Esto le ayudará a comprender lo que está sucediendo. Puede hacer esto mirando las actas anteriores de las reuniones y también preguntando al presidente qué es probable que se debata.

El secretario es responsable de enviar los papeles de la reunión. Esto incluirá, entre otros, la agenda, las actas de la última reunión y cualquier documento para discusión o información.

El día de la reunión

El día de la reunión, hay varias cosas que la secretaria deberá hacer:

  • Asegúrese de saber quién se espera que asista a la reunión. Si el edificio tiene guardias de seguridad, es posible que deba proporcionar una lista de asistentes.
  • Llegue temprano al lugar y verifique que todo esté bien. Si usted es responsable de los arreglos de la reunión, asegúrese de que todo esté allí, que la sala esté dispuesta correctamente, que todos los equipos audiovisuales estén funcionando, que haya suficientes sillas y que hayan llegado los refrigerios.
  • Es posible que desee pensar en quién se sienta dónde e incluso marcar nuestro plan de asientos, ya que esto marca una gran diferencia en la forma en que se desarrolla la reunión. Debe asegurarse de que la silla esté en el centro y de que usted esté sentado junto a ellos.
  • Asegúrese de tener muchas copias de repuesto de los documentos para aquellos que no hayan traído una copia. Si hay muchos artículos, puede ser apropiado organizarlos en una carpeta usando números de página / sección para que los participantes puedan encontrar fácilmente los artículos relacionados con la discusión actual.
  • Si está usando tarjetas de identificación , colóquelos en orden alfabético en una mesa junto a la puerta, donde los asistentes pueden recogerlos a medida que llegan.

Redacción del acta de una reunión

Bienvenida y presentaciones

El acta deberá incluir una lista completa de los presentes y todos los que enviaron disculpas.

Para evitar que garabatees frenéticamente mientras las personas se presentan alrededor de la mesa, distribuye una hoja de registro pidiéndoles a las personas que den sus nombres, organizaciones y datos de contacto. Anote cualquier disculpa por la ausencia proporcionada durante las presentaciones: las personas a menudo se presentan como 'el reemplazo de fulano de tal y, por cierto, envía sus disculpas'.

El negocio principal

La forma de tomar notas en la reunión depende de cuán formales deben ser las actas.

Si solo informa un breve resumen de la discusión, más cualquier punto de acción, entonces puede permitirse escuchar la discusión y luego resumirla en forma de nota.

Sin embargo, si se espera que escriba los puntos principales planteados por los oradores individuales, tendrá que hacer un conjunto más completo de notas, incluidos los nombres o las iniciales de los oradores.

Es una cuestión de elección si usa una computadora portátil o un lápiz y papel para tomar notas, aunque es mejor consultar con el presidente con anticipación, especialmente en un rol remunerado.

Los 2 tipos de roles que deben desempeñar los miembros del equipo son:

Consejos útiles para escribir minutas


  • Desarrolle su propia taquigrafía para palabras o frases clave o jerga en su campo de modo que pueda usar iniciales para frases comunes.
  • Use iniciales para identificar a los hablantes en sus notas. Si no está seguro del nombre, utilice la organización: nadie se opondrá a ser identificado como 'Representantes de x organización', pero las vistas no atribuidas podrían causarle problemas.
  • Si varias personas hacen lo mismo, simplemente agregue 'X & Y acordó'.

Vea nuestra pagina: Tomar nota para más información.

Apoyando el proceso

El trabajo del presidente es administrar el proceso de la reunión, pero hay varias cosas que el secretario puede hacer para ayudar.

Éstos incluyen:

  • En silencio, pase una nota al presidente destacando cualquier problema con el horario de la agenda, el deslizamiento o la fecha prevista de llegada del café.
  • Recapitular y resumir la discusión. Esto es particularmente útil cuando las personas comienzan a hacer lo mismo nuevamente.
  • Solicite una aclaración sobre un punto en particular si no lo comprende. Lo más probable es que si usted no lo hace, otros tampoco lo harán y, de todos modos, debe comprenderlo para acotarlo correctamente.
  • Una vez acordada una acción, verifique quién la va a realizar. No es raro que una reunión acuerde que la acción es necesaria, y cuál es esa acción, sin asignar quién es responsable de ella. Usted, como secretario, puede asegurarse de que esto no suceda.

Dependiendo del tipo de organización, si se encuentra en un nivel bastante menor o si el rol es voluntario y es un miembro electo de un comité, probablemente sea mejor discutir estas responsabilidades con el presidente con anticipación para asegurarse de que su intervención será bienvenido.

¡ADVERTENCIA!


Es fácil distraerse con una discusión interesante y olvidarse de escribir algo. Trate de permanecer concentrado en su tarea en todo momento, incluso cuando la discusión se desarrolle en círculos. El presidente puede pedirle que recapitule en cualquier momento.


Después de la reunión

¡Ahora el trabajo realmente comienza!

Es mejor comenzar a escribir las actas lo antes posible después de la reunión. Por muy transparentes que parezcan sus notas en la reunión, no serán tan claras 24 horas después, y si las deja durante dos semanas, se preguntará si realmente era usted quien estaba en la reunión.

Las actas deben seguir el orden de la agenda. Incluso si alguien revisó un tema en particular más adelante en la reunión, debe incluir esa discusión en el tema original de la agenda. Asegúrese de incluir todos los puntos clave tratados en la discusión, las decisiones tomadas y las acciones acordadas, junto con quién es responsable de las acciones.

Las actas casi siempre se escriben en tiempo pasado. , y por lo general en voz pasiva (“X estableció que y tenía que suceder; se acordó que Z sería el responsable”). Use 'would' en lugar de 'will' para lo que va a suceder, especialmente con las actas formales.

Es una cuestión de estilo si usa nombres, títulos más apellidos o iniciales para referirse a los que hablan. Consulte con el presidente o mire los últimos minutos para ver qué se ha hecho antes y use el mismo enfoque de manera constante.

Verificación y aprobación

Si es nuevo en la redacción de actas, puede ser aconsejable enviar las actas a una o dos personas de confianza para que las revisen y comenten antes de difundirlas más ampliamente.

Una de estas personas probablemente debería ser el presidente, a menos que ellos mismos le hayan pedido que se los envíe primero a otra persona. Una vez aprobadas las actas por el presidente, pueden distribuirse más ampliamente entre los asistentes y, si es necesario, publicarse en un sitio web. Tenga en cuenta que es posible que los asistentes deseen corregir cualquier error, y las correcciones deberán incorporarse en el próximo conjunto de actas.

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