Presentar datos

Ver también: Gráficos y tablas

¿Cuándo y cómo debería utilizar los datos en una presentación?

La respuesta es que debe usar cifras y números siempre que brinden la mejor evidencia para respaldar su argumento o para contar su historia. Pero cómo presentar esos datos es más difícil.



A muchas personas no les interesan las tablas de números y pueden tener dificultades para comprender los gráficos. ¿Cómo puede ayudarlos a analizar los datos?



Esta página está diseñada para ayudarlo a responder esa pregunta estableciendo algunas reglas simples para presentar datos.


Recuerde que le está contando una historia a su audiencia

Todas las presentaciones son básicamente oportunidades para contar historias.



Los seres humanos han estado programados, durante millones de años de evolución, para disfrutar y responder a las historias. Es mejor trabajar con eso, no luchar contra él, porque si le cuentas una historia a tu audiencia, es probable que escuchen con mucha más atención y también avancen hacia una conclusión lógica: la información a la que estás tratando de guiarlos.

Una vez que comprenda esto, el problema del uso de datos se resolverá: es proporcionar evidencia de cómo se desarrolla su historia.

Utilice datos para contar la historia




No está presentando datos como tales, está utilizando datos para ayudarlo a contar su historia de una manera más significativa.

Esto significa que siempre que deba presentar datos, debe preguntarse:

¿Cuál es la historia en estos datos? ’,

y luego

¿Cuál es la mejor manera de contar esta historia a mi audiencia?


Una imagen dice mil palabras

El 90% de la información enviada al cerebro es visual y más del 90% de toda la comunicación humana es visual. El procesamiento de texto requiere que nuestro cerebro trabaje mucho más duro que al procesar imágenes. De hecho, el cerebro puede procesar información pictórica 60.000 veces más rápido que la información escrita.

Hay una verdad considerable en el dicho 'una imagen vale más que mil palabras'. Puede que no sean literalmente mil, pero a menudo es mucho más fácil usar una imagen que describir información numérica en palabras.

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Los datos en sí pueden ser de vital importancia, pero sin una presentación visual de esos datos, su impacto (y por lo tanto su mensaje) puede perderse.

Hay muchas personas en el mundo a las que no les resulta fácil comprender los números.

También hay muchas personas que simplemente se apagarán si les muestra cifras en una tabla. Pero si presenta datos en un gráfico o gráfico circular, hace una representación gráfica de los datos. Hace que los números sean mucho más fáciles de entender. Las tendencias y proporciones se vuelven más obvias.

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Considere este conjunto de datos:

Ventas
1er trimestre 7.5
2do trimestre 3.1
3er trimestre 1.5
Cuarto trimestre 1.1

Incluso para los altamente numerados, el punto inmediato es solo que hay muchas más ventas en el primer trimestre. Tendría que sumar y dividir un poco para determinar las relaciones entre los cuatro números. También requiere mucha más concentración para leer y absorber la información en este formato.

Ahora considere los mismos datos en un gráfico circular:

Ejemplo de gráfico circular para mostrar cifras de ventas trimestrales.

Es inmediatamente y muy obvio, incluso para aquellos que luchan con los números, que más de la mitad de todas las ventas se realizaron en el primer trimestre y que más del 75% se produjeron en los dos primeros trimestres.

Es más, nadie se esforzará desde el fondo de la sala para leer sus cifras. Realmente se puede ver mucho más en una imagen.

Pero, y esto es importante, asegúrese de que el gráfico sea bueno.

Compruebe que su gráfico o cuadro sea visualmente atractivo, que todas las etiquetas sean claras y que haya utilizado un tipo de gráfico o cuadro apropiado. Los gráficos deficientes siempre son obvios y pueden generar confusión. Su mensaje también tendrá mucho más impacto si elige el tipo correcto de gráfico o tabla.

Para obtener más información sobre esto, consulte nuestra página en Gráficos y tablas .


KISS: ¡Mantenlo simple, estúpido!

Cuando eres bueno en estadísticas, es muy tentador hacer un análisis realmente ingenioso. Y una vez que haya hecho eso, realmente querrá mostrarles a todos lo inteligente que es y cuánto trabajo ha hecho.

Pero, ¿realmente ayuda a exponer su punto?

No?

Entonces no lo presente.

En los casos (relativamente raros) en los que realmente necesitar un análisis realmente ingenioso, luego debe preguntarse si todos lo entenderán. Y, en estos días de presentaciones que se publican en Internet, ¿el lector casual de sus diapositivas lo entenderá más tarde?

Una vez más, si la respuesta es 'probablemente no', no la use.

Déjalo afuera...


Si no puede resumir su análisis en una o dos oraciones breves y claras, no lo incluya.


También se deduce que si no necesita incluir datos para exponer su punto, entonces puede ser mejor no hacerlo. Una diapositiva que probablemente se malinterprete o produzca confusión es peor que ninguna diapositiva. Así que elimine todos los datos innecesarios y concéntrese en lo que realmente necesita para contar tu historia .

disminuir un número en un porcentaje

Recuerda KISS: Mantenlo simple, estúpido.


Resalte las características principales para extraer los conocimientos

No estamos sugiriendo que debas ' abajo mudo 'Su presentación, pero no hay nada de malo en resaltar las características clave, así como en eliminar los datos innecesarios.

Suponga una vez más que está utilizando las cifras de ventas de los últimos cuatro trimestres. Quieres mostrar las cifras reales. ¿Por qué no utilizar una herramienta de resaltado para enfatizar que el primer trimestre es más de la mitad?

Con PowerPoint y otro software de presentación, puede hacer que cada círculo aparezca por separado, a medida que expone su punto y discute las ideas.

Utilice su software de presentación para resaltar datos clave y contar su historia.

Un poco de uso creativo de la tecnología puede ayudarlo a resaltar ciertas figuras y, una vez más, aclarar la historia.


Llevar el mensaje a casa

Paradójicamente, su presentación de cualquier dato debe diseñarse para mover la conversación lejos de los datos y en la información y la acción que deberían resultar de ellos.

En otras palabras:

'¿Que paso ahi?'

y

'¿Qué vamos a hacer al respecto?'

Si observa su presentación, datos y todo, y no está claro cómo pasaría de los datos a la información y luego a la acción, probablemente sea una buena idea volver a mirarla.

Recuerde, es la historia lo que importa ... y luego lo que sucede como resultado.

Continuar con:
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Trabajar con ayudas visuales