Preparación para una presentación

Ver también: Escribir su presentación

La preparación es la parte más importante para hacer una presentación exitosa. Es una base absolutamente crucial, y debes dedicarle el mayor tiempo posible, evitando los atajos. Una buena preparación garantizará que haya pensado detenidamente sobre los mensajes que desea (o necesita) comunicar en su presentación y también ayudará a aumentar su confianza.

Hay una serie de aspectos que debe tener en cuenta al preparar una presentación. Incluyen el objetivo de la presentación, el tema, la audiencia, el lugar o lugar, la hora del día y la duración de la charla. Todo esto afectará lo que diga y cómo lo diga, así como la ayudas visuales que utiliza para transmitir su punto de vista.


El objetivo

Siempre que se le pida que dé una presentación o hable con un grupo de personas, debe comenzar preguntando el propósito de la presentación.



En otras palabras, ¿qué se espera que logre la presentación y qué resultados esperan los organizadores y la audiencia?

Estos resultados darán forma a su presentación, porque debe estar diseñada para lograr el objetivo y entregar los resultados deseados.

Por ejemplo, es posible que le pidan que dé una charla en un club de jardinería. Es posible que le digan que el propósito de la charla es llenar un espacio de reunión regular y que los miembros del club han expresado su deseo de aprender más sobre la poda. Por lo tanto, sabe que su charla debe ser entretenida, bastante ligera, pero bien informada, y que su audiencia quiere aprender algo nuevo.

¡CONSEJO SUPERIOR!


Mientras prepara su presentación, asegúrese de seguir preguntándose:

'¿Cómo va a ayudar decir esto a lograr el objetivo y los resultados?'


El tema

El tema de su presentación o charla proviene del objetivo. Están vinculados, pero no necesariamente son exactamente lo mismo.

Por ejemplo:

  • Es posible que la organización que lo haya invitado le proporcione el tema (por ejemplo, hablar sobre poda en el club de jardinería).

  • Es posible que tenga conocimientos en un campo en particular (tal vez tenga interés en la historia local).

  • El tema puede ser completamente de su elección dentro de ciertas limitaciones (por ejemplo, se le puede pedir que proporcione una presentación en una entrevista en un proyecto que cree que ha desarrollado particularmente sus habilidades).


La audiencia

Antes de preparar el material para una presentación, vale la pena considerar a su posible audiencia.

Adaptar su charla a la audiencia es importante y se deben considerar los siguientes puntos:

  • El tamaño del grupo o audiencia esperado.

    5 de 1500 es el número
  • El rango de edad: una charla dirigida a personas jubiladas será bastante diferente de una dirigida a adolescentes.

  • Género: ¿la audiencia será predominantemente masculina o femenina?

  • ¿Es una audiencia cautiva o estarán allí por interés?

  • ¿Hablarás en su trabajo o en su tiempo libre?

  • ¿Saben algo sobre tu tema ya o será totalmente nuevo para ellos? ¿El tema es parte de su trabajo?

  • ¿Estás ahí para informar, enseñar, estimular o provocar?

  • ¿Puede utilizar el humor y, de ser así, qué se consideraría apropiado? Si tiene alguna duda al respecto, probablemente sea mejor evitar cualquier cosa que sea remotamente atrevida.


El lugar

Es importante tener la mayor cantidad de información posible sobre el lugar donde va a hablar.

Puede ser útil concertar una cita para ver el lugar antes del evento. Hace mucho para sofocar el miedo si puede visualizar el lugar mientras prepara su charla. Sin embargo, incluso si no puede visitarlo, probablemente le resulte útil saber:

  • El tamaño de la habitación;

  • La disposición de los asientos (por ejemplo, estilo teatro, con filas de asientos; o mesa redonda);

  • La disponibilidad de equipo, por ejemplo, micrófono, computadora portátil y proyector, rotafolio;

  • La disponibilidad de tomas de corriente y si se requiere un cable de extensión para cualquier equipo que desee utilizar;

  • Si la habitación tiene cortinas o persianas. Esto es relevante si tiene la intención de utilizar ayudas visuales y para que pueda garantizar el ambiente correcto para su presentación;

  • La posición de los interruptores de luz. Verifique si necesita que alguien le ayude si está usando equipo de audio / visual y necesita apagar las luces;

  • La probabilidad de distracciones externas, por ejemplo, ruido de otra habitación; y

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  • La disponibilidad de plazas de aparcamiento para que no tengas que caminar mucho con el equipo que necesites llevar.

Si esta información no está disponible con anticipación, será útil llegar un poco antes para que tenga tiempo de configurar.


El tiempo

A menudo no habrá flexibilidad en la hora del día en que se realiza una presentación. Sin embargo, sí afecta lo que puede hacer y cómo podría organizar su presentación, debido al estado probable de su audiencia (ver recuadro).

Cómo la hora del día puede afectar a su audiencia


Mañana:

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La mañana es el mejor momento para hablar porque la gente generalmente está más alerta. Sin embargo, a medida que se acerca la hora del almuerzo, la gente comienza a sentir hambre y pierde la concentración. Esto es particularmente cierto si el evento no ha incluido una pausa para el café.

Tarde:

Después del almuerzo, la gente a menudo se siente somnolienta y letárgica. Si le dan un espacio inmediatamente después del almuerzo, es una buena idea involucrar a su audiencia. Una discusión o hacer que su audiencia se mueva funcionará mucho mejor que simplemente presentar muchas diapositivas. Un rotafolio también puede ser una herramienta más útil que una computadora portátil y un proyector, especialmente si significa que puede abrir las persianas y usar la luz natural.

Hacia el final de la tarde, la gente vuelve a perder la concentración ya que empieza a preocuparse por llegar a casa, el tráfico o recoger a los niños de la escuela.

Tarde o fin de semana:

Fuera del horario habitual de oficina, es más probable que las personas estén presentes porque quieren estar más que porque tienen que estar allí. Hay más posibilidades de que la audiencia preste atención por la noche. Sin embargo, si la presentación dura demasiado, es posible que las personas tengan que irse antes de que usted haya terminado. La gente también será menos tolerante con una mala presentación porque usted está en su tiempo, no en el de su empleador.


Duración de la charla

Siempre averigüe cuánto tiempo tiene para hablar y verifique si esto incluye o excluye el tiempo para preguntas.

Averigüe si hay otros oradores y, de ser así, dónde se encuentra en el orden de ejecución. Nunca elijas ser el último. Tenga cuidado con la sobrecarga, ya que esto podría ser desastroso si hay otros oradores siguiéndolo.

Es importante recordar que a las personas les resulta difícil mantener la concentración durante largos períodos de tiempo. Ésta es una buena razón para hacer una presentación sucinta, bien estructurada e interesante. Intente 45 minutos como presentación máxima de una sola sesión y, preferiblemente, deje al menos 10 o 15 minutos para las preguntas. A nadie le importa terminar una sesión antes.


Proporcionar información por adelantado

Siempre verifique qué información necesitará proporcionar con anticipación.

A los organizadores de grandes eventos y conferencias a menudo les gusta tener todas las presentaciones de PowerPoint varios días antes del evento. Esto les da tiempo para cargar todas las presentaciones y asegurarse de que tengan la marca adecuada para el evento.

Algunos eventos también necesitan las biografías de los oradores con anticipación, para incluir la literatura de la conferencia. Cuando se le pida que dé la presentación, asegúrese de preguntar qué se necesita para cuándo, y luego suminístrelo.

No serás popular si apareces ese día y anuncias que has reescrito por completo tu presentación en el tren. Es muy posible que los organizadores ni siquiera puedan adaptarse a eso, por ejemplo, si el audiovisual lo suministra una empresa separada o el lugar.


Y finalmente…

Que se le pida que haga una presentación es un honor, no una tarea.

Representa a su organización oa sí mismo, si trabaja por cuenta propia. Tampoco estás allí por derecho, sino por invitación. Por lo tanto, es importante que dedique tiempo y esfuerzo para asegurarse de entregar lo que su audiencia desea. De esa manera, es posible que lo inviten a regresar en otro momento.


Continuar con:
Organización del material de presentación