Planificación y estructuración de reuniones eficaces

Ver también: Cómo llevar a cabo una reunión

Las personas asisten a las reuniones por una amplia variedad de motivos, incluidos el trabajo, los intereses personales y las actividades de ocio.

La mayoría de las personas tendrán que participar en reuniones en algún momento de sus vidas, y muchas personas lo hacen de forma regular.

Las reuniones pueden tener lugar en el trabajo, dentro de una organización, un grupo deportivo, una Asociación de Padres y Maestros, un grupo de la iglesia o uno de una miríada de otros comités.



Esta página examina cómo se estructuran las reuniones en una situación formal. Explora cómo una buena preparación y un presidente eficaz pueden contribuir al éxito de una reunión, dando un sentido de dirección o propósito.

Algunas reuniones hacen que los participantes sientan que han perdido el tiempo porque se ha logrado poco y esto puede deberse a muchas razones. Esta página analiza las razones por las que las reuniones pueden tener menos éxito y brinda ayuda y consejos para que pueda aprovechar al máximo las reuniones en las que participa.


¿Qué es una reunión?

Para los propósitos de esta página, una reunión es la reunión de tres o más personas que comparten propósitos y objetivos comunes, y que mediante el uso de verbal y escrito La comunicación contribuye a la consecución de los objetivos.

El propósito de las reuniones

Las reuniones son una herramienta organizativa importante, ya que pueden utilizarse para:

  • Reúna y desarrolle ideas
  • Plan
  • Resolver problemas
  • Tomar decisiones
  • Crear y desarrollar comprensión
  • Fomentar el entusiasmo y la iniciativa.
  • Proporcionar un sentido de dirección
  • Crea un propósito común

Si bien las reuniones pueden diferir en tamaño, contenido y enfoque, las reuniones efectivas tienen los siguientes tres elementos en común:

¿Qué es un polígono con 4 lados y 4 ángulos?

  1. Un propósito o objetivo distintivo
  2. Uso de una comunicación eficaz
  3. Una situación controlada

Componentes de las reuniones

Una reunión se puede dividir en los siguientes tres componentes principales:

  • Contenido es el conocimiento, información, experiencia, pericia, opiniones, ideas, actitudes y expectativas que cada individuo aporta a una reunión.
  • Interacción es la forma en que los participantes trabajan juntos para abordar el contenido de una reunión. Esto incluye los sentimientos, actitudes y expectativas de los participantes que tienen una relación directa con la cooperación, la escucha, la participación y la confianza.
  • Estructura es la forma en que se organizan tanto la información como los participantes para lograr el propósito / objetivos de la reunión.

Tipos de reuniones

Hay muchos tipos diferentes de reuniones; aquí nos enfocamos en aquellos acostumbrados a:

  • Informar
  • Consultar
  • Resolver problemas
  • Tomar decisiones

Informar las reuniones

Estas son las reuniones más sencillas en las que un miembro, generalmente el presidente, tiene información fáctica o una decisión que afecta a todos los presentes y que desea comunicar. Tales reuniones tienden a ser formales ya que su objetivo es brindar a los miembros una comprensión real y discutir cualquier implicación o cómo aprovechar mejor dicha información.

Reuniones de consultoría

Estas son reuniones que se utilizan para discutir una política o innovación específica y se pueden utilizar para obtener las opiniones de los participantes sobre dicha política o idea. Un ejemplo podría ser:

Es difícil para un gerente prestar atención cuando alguien está hablando porque
  • Revisar una política actual
  • Declare sus deficiencias
  • Sugerir cambio
  • Destacar las ventajas de tal cambio
  • Admite cualquier debilidad
  • Invitar comentarios

Reuniones de resolución de problemas

Estas reuniones dependen de que el presidente describa el problema con la mayor claridad posible. Los miembros deben ser seleccionados de acuerdo con su experiencia, conocimientos o intereses y luego se les debe proporcionar la mayor cantidad de información posible para que puedan generar ideas, ofrecer consejos y llegar a conclusiones. (Ver también: Resolución de problemas )

Reuniones de toma de decisiones

Este tipo de reuniones tienden a seguir un método de procedimiento establecido:

  • Descripción del problema
  • Análisis del problema
  • Sacar ideas
  • Decide cuál es mejor
  • Llegar a conclusiones

(Ver también: Toma de decisiones )

Muchas organizaciones, clubes y sociedades celebran reuniones periódicas para permitir que los miembros informen y discutan el progreso y el trabajo en curso, para deliberar sobre la planificación actual y futura. Estas reuniones pueden contener elementos de cada uno de los cuatro ejemplos anteriores.


Planificación y preparación para una reunión

De primordial importancia para el éxito de cualquier reunión es la actitud y el liderazgo de los presidente . En una reunión, el presidente es el líder y, como tal, debe desempeñar la misma función que el líder de cualquier grupo de trabajo.

Para que una reunión sea eficaz, el presidente debe:

  • Planificar, organizar y controlar la discusión de los temas de la agenda.
  • Mantener el grupo fomentando y desarrollando relaciones armoniosas.
  • Motivar a las personas animando a todos a contribuir, recompensando sus esfuerzos y apoyándolos en cualquier dificultad.

Antes de cualquier reunión, el presidente debe hacer y resolver las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el propósito de la reunión?
  • ¿Es apropiada una reunión?
  • ¿Cómo debería planificarse la reunión?
  • ¿Quién debería asistir a la reunión?
  • ¿Qué preparación se requiere para la reunión?

¿Cuál es el propósito de la reunión?

Todas las reuniones deben tener un propósito u objetivo y el presidente debe hacer preguntas, preguntas como:

  • ¿Qué se va a lograr con esta reunión?
  • ¿Se requiere asesoramiento sobre un tema en particular?
  • ¿Ha surgido un problema que necesita una pronta discusión?
  • ¿Es esta una reunión regular para mantener a los miembros 'en contacto'?

¿Es apropiada una reunión?

El presidente siempre debe considerar si una reunión es necesaria o si algún otro medio de comunicación es más apropiado, por ejemplo, memorandos o correos electrónicos dirigidos a personas que invitan a comentar. Las reuniones innecesarias pueden hacer perder tiempo, generar frustración y negatividad y reducir la motivación para participar en reuniones futuras.

¿Cómo se debe planificar la reunión?

Esto dependerá en gran medida del tipo de reunión que se celebre. Debe haber alguna razón fundamental detrás de cada reunión, sin importar cuán de bajo nivel o informal sea, y esto dictará en gran medida el contenido e indicará cómo debe proceder la planificación.

¿Quién asistirá a la reunión?

Esto a menudo se decide por la naturaleza de la reunión en sí. En una organización pequeña, una reunión bien podría incluir a todos los miembros del personal, mientras que un grupo de trabajo o reunión de comité ya tendrá sus miembros predeterminados. En una gran organización o departamento, el personal que asiste bien podría representar a otros. Es importante que los individuos interesados ​​se den cuenta de todas las implicaciones de dicha representación, ya que no están simplemente hablando por sí mismos. Las reuniones fuera del lugar de trabajo pueden incluir miembros de la junta directiva u otras partes interesadas.

¿Qué preparativos se necesitan para la reunión?

Si se quiere obtener la máxima contribución de todos los participantes, todos deben reconocer el propósito de la reunión. La expresión más tangible de esto es el orden del día que se debe distribuir previamente a todos los invitados a la reunión. La agenda debe:

  • Indique la hora y el lugar de la reunión.
  • Enumere los temas que se tratarán, indicando quién los presentará.
  • Adjunte todos los documentos pertinentes.
  • Dé la hora en que se cerrará la reunión.

La agenda: Este es el plan general para la reunión. En la mayoría de las reuniones formales lo elabora el secretario en consulta con el presidente . El secretario debe hacer circular el orden del día con suficiente antelación a la reunión, incluidos los documentos adjuntos. El secretario también solicita que se incluyan puntos en el orden del día.

polígonos con más de 4 lados

Las reuniones regulares a menudo comienzan con las actas de la última reunión, seguidas de 'los asuntos que surjan' que forma un vínculo con lo sucedido en la reunión anterior. La mayoría de las reuniones concluyen con 'cualquier otro asunto' (AOB), lo que brinda a todos la oportunidad de plantear cualquier tema genuino de última hora; aunque las reuniones más formales pueden tener elementos AOB enumerados en la agenda.

Un ejemplo de agenda podría ser:

  • Disculpas por la ausencia.
  • Acta de la última reunión.
  • Asuntos surgidos (del acta de la última reunión).
  • Tema 1 -Formación y desarrollo.
  • Punto 2 - Informe sobre financiación.
  • Ítem ​​3 - Finanzas y equipo.
  • CUALQUIER OTRO NEGOCIO. (Cualquier otro negocio).
  • Hora y fecha de la próxima reunión.

Por supuesto, puede haber más puntos en el orden del día. Puede encontrar más información en nuestra página: Configuración de la agenda .

Continuar con:
Cómo llevar a cabo una reunión
Reuniones y presentaciones remotas