Minimizar las distracciones y las pérdidas de tiempo

Parte de: Gestión del tiempo

Hay muchas cosas en la vida que, potencialmente, pueden hacer perder mucho tiempo. Al minimizar las distracciones y eliminar las pérdidas de tiempo de nuestro día, podemos lograr más y potencialmente tener más éxito.

Aunque la siguiente lista está orientada al lugar de trabajo, muchas de las ideas se pueden aplicar a otras épocas ocupadas de la vida, cuando es necesario mejorar y evitar tantas distracciones como sea posible.

cómo cambiar un porcentaje a un número

Al utilizar solo algunas de estas ideas simples, puede aumentar su productividad y hacer un uso más eficaz de su tiempo.




Teléfono

  • Cuando esté ocupado, ponga sus teléfonos en silencio.
  • Utilice el correo de voz con prudencia y reserve un tiempo para devolver las llamadas perdidas.
  • Programe las horas del día en que recibirá las llamadas; informe a los demás sobre su horario.
  • Tener un teléfono móvil personal no le dé el número a su jefe o compañeros. Los amigos y la familia pueden comunicarse con usted en caso de emergencia.
  • Al hacer o recibir una llamada: sea cortés, escuche y aclare, pero trate de evitar las conversaciones triviales excesivas, manteniendo las llamadas lo más breves posible. Ver nuestras paginas Habilidades de escuchar y Clarificando para más información.
  • Responde llamadas de pie, las investigaciones muestran que las personas que están de pie mientras hablan por teléfono mantienen sus conversaciones breves.
  • Si acepta asumir tareas como parte de la conversación telefónica, actúe sobre ellas de inmediato, incluso si esto significa agregarlas a su lista de 'tareas pendientes'.
  • Guarde los números que marca con frecuencia en su teléfono o mantenga una lista disponible cerca del teléfono.

Correo electrónico

  • Revise sus correos electrónicos solo un par de veces al día. Cierre su cliente de correo electrónico cuando no se esté utilizando. Los nuevos correos electrónicos que aparecen en la pantalla de su computadora pueden ser una gran distracción y una pérdida de tiempo.
  • Configure carpetas y reglas en su cliente de correo electrónico para ayudar a filtrar y archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico.
  • Programe un bloque de tiempo cada día para enviar y responder correos electrónicos. No permita que los correos electrónicos se acumulen a niveles inmanejables.
  • Elimine todos los correos electrónicos no deseados inmediatamente.
  • Elimine todos los correos electrónicos irrelevantes de inmediato. Esto incluye correos electrónicos 'generales' que no lo involucran específicamente. Las personas de las organizaciones suelen utilizar la función 'Responder a todos' en su cliente de correo electrónico. Aunque tales correos electrónicos pueden ser relevantes para ciertas personas o departamentos, si usted no es uno de ellos, elimínelos.
  • Reenvíe correos electrónicos a alguien que pueda brindar una mejor respuesta si corresponde.
  • Intente manejar cada correo electrónico relevante solo una vez, lea y responda inmediatamente dentro de su tiempo programado. Una vez hecho esto, archiva el correo electrónico.
  • Tenga cuidado con los correos electrónicos marcados como urgentes o de alta prioridad ... es posible que no lo sean.

Correo

  • Abra su correo cerca de una papelera y tire lo que pueda inmediatamente.
  • Trate el correo inmediatamente si es posible, lea, procese y responda o actúe. Trate de manejar cada pieza de correo solo una vez.

Ordenadores

  • Apague las aplicaciones de mensajería instantánea.
  • Cierre los programas y documentos cuando haya terminado de usarlos: archive sus documentos de forma lógica. Esto no solo elimina las distracciones, sino que también significa que su computadora tiene más recursos para realizar el siguiente trabajo.
  • Cierre las páginas web cuando haya terminado de leerlas. Esto es especialmente importante para los sitios de noticias o redes sociales donde la información se actualiza constantemente.
  • Si tiene la tentación de distraerse con un juego de computadora, racione la cantidad de tiempo que juega o desinstálelo de su computadora.
  • Asegúrese de que su computadora esté protegida contra virus y malware. Haga una copia de seguridad de su trabajo; utilice un pendrive USB para llevar documentos y archivos importantes, pero no olvide protegerlo con contraseña.
  • Trabaje dentro de sus posibilidades siempre que sea posible. Tratar de aprender nuevas habilidades de TI cuando tiene poco tiempo puede ser un desastre, pídale ayuda a alguien o encuentre una forma más sencilla de lograr su objetivo. Programe tiempo en el futuro para aprender habilidades de TI específicas.

Reuniones concertadas

  • Solo asista a las reuniones que sean relevantes para usted. ¿Es necesaria la reunión y tiene un propósito específico?
  • Trate de llegar a tiempo a las reuniones, ni temprano ni tarde.
  • Conozca el propósito de la reunión y obtenga una copia de la agenda con anticipación. Haga arreglos para salir temprano de la reunión si solo es parcialmente relevante.
  • Acuerde de antemano cuánto tiempo durarán las reuniones. Inicie y finalice la reunión a tiempo.
  • Use una agenda cronometrada, especialmente para reuniones más largas o donde el presidente es menos efectivo.

Visitantes - Reuniones improvisadas

  • Informe a la gente cuando esté disponible para reunirse con visitantes.
  • Programe bloques de tiempo en los que pueda reunirse con los visitantes y consúltelos como citas; trate de limitar cada cita a 10 o 15 minutos. La palabra cita es más formal y es menos probable que las personas piensen que están 'apareciendo para charlar' y es más probable que vayan por un motivo específico.
  • Aprende a decir no. Si los visitantes llegan en un momento inconveniente, explíqueles cortésmente que no puede verlos y programe la visita para un horario conveniente para ambos.
  • ¡No olvide programar tiempo para pasarlo con amigos!

Compromisos familiares

  • Utilice un calendario en el que cada miembro de la familia sea responsable de registrar sus compromisos y actividades. Incluya clubes y sociedades, eventos sociales, días libres, citas con el médico y el dentista, eventos planificados como vacaciones y servicios de automóvil, citas con el peluquero, visitas de amigos y familiares; tanta información como sea posible para que cada día se pueda administrar de manera efectiva.
  • Use una bandeja o caja para mantener juntos los documentos importantes cerca del calendario. Incluya recordatorios de citas, mensajes telefónicos y otros documentos relevantes. Deseche los documentos tan pronto como caduquen.

Estrés

  • Cuando estamos ocupados, es más probable que tengamos un temperamento más corto que cuando estamos más relajados. Es más probable que las pequeñas cosas nos irriten y es más probable que nos sintamos estresados ​​o enojados. El estrés y el enojo potencialmente perderán más tiempo, y corre el riesgo de dañar su salud y los sentimientos de los demás. Siempre trate de mantenerse lo más calmado posible, deje que los demás sepan que está ocupado y que necesita tiempo para completar sus tareas. Las personas suelen ser comprensivas e incluso pueden ofrecerse a ayudar.

Vea nuestras paginas: ¿Qué es estrés? y ¿Qué es la ira? para más.

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