Reuniones conscientes

Ver también: Reuniones: planificación y estructura

¿Es usted una de la mayoría de las personas que odian las reuniones porque duran demasiado y nunca parecen ser realmente relevantes?

Una investigación reciente del Cranfield Center for Business Performance de la Universidad de Cranfield encontró que las reuniones no tienen por qué ser así.

En cambio, sugieren los investigadores, las reuniones pueden ser una de las herramientas más poderosas en el arsenal de cualquier gerente si el presidente puede ayudar a los participantes a entrar en un estado similar a la 'atención plena'.



En este estado, los participantes verán las cosas con mayor claridad y ayudarán a tomar mejores decisiones.


¿Qué es Mindfulness?

Fundamentalmente, la atención plena es estar consciente del presente.

Originalmente un concepto budista, la atención plena es uno de los siete factores de la iluminación. En este contexto, significa una conciencia de la realidad de las cosas y, por lo tanto, se considera una forma de superar el engaño y un poder clave.

A nivel personal, la atención plena significa ser consciente del cuerpo, la mente y los sentimientos de uno.

Vea nuestra página en Consciencia para más.

En un ' reunión consciente ', El presidente ayuda a los participantes a ser conscientes del' ahora 'pero a no reaccionar demasiado rápido a la información.

Esto permite la exploración de nuevas ideas y diferentes perspectivas.


La investigación de Cranfield, dirigida por el Dr. Andrey Pavlov y el Dr. Jutta Toblas, sugiere que si el presidente ayuda a los participantes a ser más conscientes, se involucran de manera más efectiva, enfocándose en las prioridades de la reunión en lugar de sus propios pensamientos. Aunque esto pueda parecer difícil, hay una serie sorprendentemente simple de diez pasos que la silla puede seguir para ayudar a los participantes a ingresar a ese 'espacio consciente'.


Reuniones conscientes: un proceso de diez pasos

1) Fomentar la apertura

Los asistentes a la reunión deben sentir que pueden hablar abiertamente, sin tener que preocuparse por las posibles consecuencias de lo que dicen. Los presidentes pueden tomar medidas para fomentar esto animando a todos a que expresen su opinión y asegurándose de que no se permitan las críticas personales.

2) Establecer confianza

La confianza requiere tiempo para desarrollarse pero, una vez que existe, es una herramienta poderosa para fomentar la apertura y el intercambio de información. Es importante que el grupo en la reunión se conozca y tenga la oportunidad de generar confianza. Por lo tanto, el presidente tal vez desee dejar en claro que el envío de sustitutos no es aceptable si una persona no puede asistir, o que es importante que el grupo trabaje en conjunto a lo largo del tiempo.

3) Asegúrese de que todos estén físicamente cómodos

Suena extraño, pero las investigaciones muestran que todos los pensamientos y emociones surgen primero como sensaciones físicas. Estos se interpretan como sentimientos y luego influyen en la toma de decisiones. Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que todos se sientan cómodos físicamente. Esto significa que la silla debe garantizar, por ejemplo, que haya suficiente espacio en la sala de reuniones para que todos quepan cómodamente, que no haga demasiado calor ni demasiado frío y que todos los que quieran una tomen una copa. Dado que muchas organizaciones han prohibido incluso la idea de proporcionar café gratis, esto puede significar enviar correos electrónicos para recordarles a todos que traigan sus propias bebidas.

4) Asegúrese de que haya diferentes puntos de vista entre el grupo

Si el grupo es demasiado similar, pueden surgir varios problemas inútiles, incluido el peligro del 'pensamiento de grupo' en el que el grupo no ve que otras perspectivas son posibles. Por lo tanto, es una buena práctica asegurarse de que los asistentes provengan de diferentes orígenes y funciones dentro y fuera de la organización y que, por lo tanto, aporten diferentes perspectivas. Por ejemplo, en las organizaciones sanitarias, ¿ha incluido la perspectiva del paciente?

5) Permita que los participantes expresen sus emociones

A veces puede parecer que expresar emociones está mal visto en un contexto empresarial e incluso en una reunión personal. Están tan desordenados. Pero cómo nos sentimos es una parte integral de cómo tomamos decisiones, por lo que un estado consciente no puede surgir si no se permite expresar emociones. Es posible que el presidente deba asegurarse de que se acuerde explícitamente que se permite la expresión de emociones, ya que de lo contrario el grupo puede asumir una prohibición implícita.

6) Reúnase cara a cara siempre que sea posible

Aunque es perfectamente posible fomentar una relación existente por correo electrónico, e incluso desarrollar una, encontrarse cara a cara da una poderosa sensación de conexión. Si bien no querrá arrastrar a las personas 200 millas solo para una reunión de media hora, si es posible, realice reuniones cuando las personas ya estén en el mismo espacio para evitar las teleconferencias y anime a los participantes a hablar en persona siempre que sea posible.

7) Respete el hecho de que las personas tienen una capacidad de atención limitada

El enfoque y la atención son cruciales para mantener la atención plena. También es un trabajo duro y una oferta limitada. Por lo tanto, el presidente debe respetar eso y asegurarse de que las reuniones sean breves y directas, con descansos y refrigerios si es necesario.

¿Cómo encuentras el promedio de algo?

8) Mantener el enfoque como presidente

El presidente es el centro de la reunión. Quienquiera que esté hablando, es probable que al menos otra persona en la sala sea muy consciente de lo que está haciendo la silla. Por lo tanto, la silla debe estar presente tanto en la mente como en el cuerpo y no tener la tentación de irse temprano y dejar que los demás continúen. El presidente también tiene un papel en mantener la reunión enfocada volviendo a su curso y aclarando la estructura si es necesario.

9) Permitir que se discutan nuevas ideas y prioridades

La atención plena tiene que ver con el 'ahora', el momento presente. Si la reunión se centra en cómo la empresa u organización ha hecho las cosas en el pasado, es probable que se pierdan ideas nuevas y emergentes. Por lo tanto, el presidente debe permanecer involucrado a medida que se desarrollan las discusiones y tratar de no resistirse a las nuevas prioridades si surgen. La mejor manera de hacer esto es enfocarse en lo que se necesita 'ahora mismo', lo que probablemente fomente la aparición de la información requerida y ayude al grupo a tomar las decisiones más efectivas.

10) Dar forma a la estructura de la reunión

Independientemente de lo fácil que sea dejar que otra persona dé forma a la agenda, es importante que el presidente esté muy involucrado. La silla también tiene un papel en la configuración de la estructura de la reunión a medida que se desarrolla y permite que se desarrolle de manera flexible si es necesario. Con el presidente prestando atención a la estructura de la reunión, todos los demás pueden concentrarse en el contenido y, por lo tanto, tomar decisiones conscientes.


¿Solo sentido común?

Quizás esté pensando que muchos de estos diez pasos son solo de sentido común. Y planteados así, parecen bastante obvios. Pero también está claro a partir de la investigación tanto en Cranfield como en otros lugares que no son necesariamente la norma.

Como presidente, si incorpora incluso algunos de estos diez puntos en sus reuniones, es probable que las reuniones se vuelvan más efectivas. Si los incorpora a todos, seguramente encontrará que los grupos que usted preside toman decisiones más efectivas y que la gente está más dispuesta a asistir en cuerpo y mente.

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