Gestión de eventos de consulta pública

Ver también: Hablar en reuniones de consulta pública

Cada vez más organizaciones necesitan consultar públicamente sobre cualquier cambio en el área local o en la prestación de servicios.

¿Dónde está el eje x en una cuadrícula xy típica?

Es posible que las empresas que son empleadores importantes en un área en particular también deseen consultar a los residentes locales antes de cambiar de ubicación y / o actividades.

Por tanto, es cada vez más importante poder organizar y llevar a cabo una reunión de consulta pública eficaz.



Esta página ofrece algunas ideas sobre lo que podría necesitar hacer.


Realización de una reunión de consulta pública

Hay una serie de aspectos para planificar y organizar reuniones de consulta pública que debe tener en cuenta.

Éstos incluyen:

1. El momento

El calendario de las reuniones de consulta pública es muy importante. Hágalo mal y se le acusará de intentar ocultar cosas y evitar que la gente asista. Por lo tanto, es vital que considere quién podría querer asistir y a qué hora sería más conveniente para ellos.

Por ejemplo:

  • ¿Desea principalmente que asistan personas de otras organizaciones? Si es así, durante el día es ideal, ya que lo harán como parte de su trabajo.
  • ¿Es probable que los interesados ​​sean miembros de la comunidad a título personal? Si es así, es posible que deba realizar la reunión por la noche.

2. El lugar

Nuevamente, los asistentes son clave para la decisión. El lugar debe ser lo suficientemente grande para albergar a todos los que puedan asistir, y un lugar conveniente para los asistentes. Tampoco debe ser costoso si la consulta se realiza con fondos públicos, ya que es probable que esto sea muy criticado. También debe considerar si hay estacionamiento disponible y, en caso contrario, dónde sugiere que la gente se estacione.

3. Un presidente y / o facilitador neutral

Especialmente si es probable que el tema sea controvertido, es una buena idea tener presente un facilitador neutral con mucha experiencia en la organización de grandes reuniones y eventos.

Ejemplos de buenas personas para elegir incluyen un concejal local, ya sea de su ayuntamiento o de un área vecina, un periodista o un consultor con experiencia en la realización de reuniones de consulta pública.

Tendrá que pagar la silla, así que asegúrese de poder pagar y justificar las tarifas.

Es una buena idea informar al presidente con suficiente anticipación acerca de los posibles problemas que se plantearán y quién podrá responder a determinados puntos. También es útil acordar el enfoque general, ya sea en ' modo de escucha 'O tratando de responder a las inquietudes.

4. Asistentes de las organizaciones involucradas

Como cuando está configurando un conferencia de prensa , debe pensar en quiénes deben asistir de las organizaciones involucradas y cuál debe ser su función.

Por ejemplo:

  • ¿Quién debería presentar sus propuestas iniciales?
  • ¿Alguien más necesita hacer una presentación sobre el detalle de alguna de las propuestas?
  • ¿Planea realizar una sesión de preguntas y respuestas? Si es así, ¿qué experiencia necesita en el panel?

También debe asegurarse de que sus asistentes estén adecuadamente preparados. Si está proponiendo realizar una sesión de preguntas y respuestas, practique un poco, especialmente si puede haber preguntas hostiles. Para obtener más información sobre esto, consulte nuestras páginas en Gestionar una conferencia de prensa y Comunicaciones de crisis .

También debe asegurarse de que los presentadores se sientan cómodos con su función, especialmente si no están acostumbrados a presentarse formalmente.

5. La agenda

Debe decidir el orden de ejecución y la duración. Si el evento dura más de aproximadamente dos horas, es posible que también deba incluir pausas para el café y la comodidad para evitar que la gente se vaya.

Es una buena idea acordar la agenda con el presidente neutral, ya que él o ella puede tener una contribución que hacer que ayude a la organización del evento.

En un evento de consulta pública, querrá tener algún medio para recopilar las opiniones de la audiencia, ya sea a través de una sesión de preguntas y respuestas, o simplemente invitando a las personas a hacer comentarios, que se tendrán en cuenta. Debe acordar de antemano cómo manejará eso y si intentará responder a cualquier pregunta de inmediato o simplemente anotarlas todas para su consideración. Debe estar de acuerdo con su panel y con el presidente independiente, y también informar a la audiencia del día para que sepan qué esperar.

6. La audiencia

Debe decidir si su audiencia será solo por invitación o si simplemente pueden aparecer ese día. Si desea consultar sobre todo a organizaciones, lo mejor será solo mediante invitación. Sin embargo, debe ser consciente de que esto tiene el potencial de parecer elitista y excluir a algunas de las personas con mayores preocupaciones. Por lo tanto, solo es apropiado en ciertas circunstancias, como cuando está considerando los detalles técnicos de una propuesta o cuando desea recibir aportes de grupos particulares y no de individuos.

Al invitar a las organizaciones a enviar representantes, es posible que desee sugerir cuántos deben enviar y explicar que existen limitaciones de espacio. También debe dar a las organizaciones tiempo suficiente para invitar a los representantes adecuados.

Si permite que las personas asistan ese día, debe considerar cómo publicitará el evento. Los carteles en las organizaciones afectadas son una buena opción, al igual que la radio local. También puede colocar anuncios en periódicos locales, utilizar su propio sitio web y el de otros, e invitar a grupos de intereses especiales locales a que lo publiquen entre sus miembros.

También debe considerar si desea registrar a su audiencia de alguna manera para saber quién ha asistido. Si es así, ¿qué información necesita y cómo la recopilará? Podría, por ejemplo, pedirles a todos que firmen una hoja de asistencia al ingresar, dando nombre, dirección e interés en el tema. Si es así, asegúrese de tener muchas hojas para que no cause demoras.

También debe considerar si desea hacer arreglos especiales para algún miembro de la audiencia en particular.

Por ejemplo, si está consultando sobre servicios que afectarán a las personas discapacitadas en particular, debe hacer arreglos que permitan a los usuarios de sillas de ruedas asistir fácilmente. Si está consultando sobre servicios para madres con niños pequeños, ¿necesita proporcionar servicios de guardería?

7. Un tomador de notas

Necesitará un registro del día, que incluya todos los problemas y preguntas planteados. Puede utilizar un taquígrafo, una grabación de audio de la reunión o un tomador de notas. Realmente depende de qué tan lleno necesites que esté el registro, que es una decisión que debes tomar con los responsables.

Si tiene una persona que toma notas, es posible que pueda proporcionar comentarios inmediatos sobre los problemas planteados. Una persona razonablemente competente debería poder registrar todas las preguntas a medida que se formulan, y luego agruparlas por temas, aproximadamente media hora después del final de la sesión. Si tiene una pausa para el café prolongada o una pausa para el almuerzo, por lo tanto, debería poder retroalimentar los problemas clave que se plantearon después de eso y asegurarse de que su audiencia sepa que ha escuchado sus preocupaciones.

8. Sistema de sonido y otros equipos

Si va a tener una presentación formal, necesita contar con equipos de alta calidad. Esto se puede proporcionar, especialmente si está usando un lugar de conferencias, pero si solo está usando una sala en un edificio público, es posible que no sea de muy alta calidad. Si tiene una sesión de preguntas y respuestas, todos deben ser audibles, lo que significa que todos necesitan micrófonos.

Es posible que desee contratar un sistema de sonido profesional y alguien que lo ejecute por usted.

9. Catering

La necesidad o no de proporcionar catering depende de la duración de la reunión y también de su momento.

El catering es caro y, por lo tanto, ha pasado de moda en los eventos del sector público. Sin embargo, si le pide a la gente que esté presente durante más de dos horas, como mínimo debe proporcionar una bebida. Si les pide que estén allí todo el día, no es descabellado proporcionarles el almuerzo.

10. Disposición de los asientos

Es posible que deba considerar:

  • Dónde sentarán a los presentadores y al panel, tanto durante su sesión como el resto del tiempo. Es posible que no quieran sentarse en el escenario durante las presentaciones. También debe decidir si deben permanecer durante toda la reunión o si pueden irse después de su turno.
  • Cuántos asientos para la audiencia debe proporcionar y dónde deben colocarse en la sala. También vale la pena tener un stock de sillas de repuesto en caso de que llegue más gente de la esperada.

11. Después del evento

Necesitará alguna forma de retroalimentación después del evento. Algunas consultas públicas están limitadas por requisitos reglamentarios, pero otras pueden estar completamente abiertas. Es útil decirle a la audiencia lo que sucederá a continuación y lo que pueden esperar del proceso. De lo contrario, es posible que se encuentre respondiendo consultas durante los próximos seis meses sobre cuándo alguien puede esperar escuchar sobre el progreso, y esto afectará seriamente sus posibilidades de realizar cualquier otro trabajo.


Una palabra final

Esta página es realmente solo una guía rápida de algunas de las áreas que debe considerar si necesita organizar un evento de consulta pública.

El aspecto más importante de todos es probablemente recordar que se trata de miembros del público . Desean contribuir y usted debe considerar cuál es la mejor manera de hacerlo. Los arreglos deberían salirse de eso y, si lo toma como su punto de partida, es probable que tenga mucho más éxito.

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