Gestionar una conferencia de prensa

Ver también: Escribir un comunicado de prensa

Las conferencias de prensa son eventos mediáticos. Están diseñados para obtener una cobertura de prensa positiva de un anuncio de su organización, tal vez de una nueva política, producto o servicio, o para limitar la cobertura negativa de un problema o desastre.

Las conferencias de prensa son diferentes a cualquier otra oportunidad de presentación, y las repercusiones pueden ser graves si se equivoca, por lo que vale la pena averiguar cómo administrarlas bien.




Cuándo celebrar una conferencia de prensa

Hay muchas formas de obtener cobertura mediática. Una conferencia de prensa solo debe utilizarse en tres circunstancias:



1. Cuando tienes grandes noticias que comunicar

Las conferencias de prensa requieren bastante organización y no son eventos fáciles de gestionar. Por lo tanto, solo desea tener una cuando tiene noticias realmente importantes que comunicar y desea que llegue a una gran audiencia lo más rápido posible.

hablar incluye cuál de los siguientes elementos

2. Cuando la noticia está a punto de salir

Ningún periodista que se precie acudirá a una rueda de prensa si la noticia ya se ha difundido. Tiene que ser una 'nueva' noticia. La única excepción es si está respondiendo a un desastre pero, incluso entonces, la conferencia de prensa debe ser la primera vez que ha dado una respuesta formal, o debe tener algo nuevo para compartir con los medios.



3. Cuando los periodistas quieren saber

Si nadie pregunta, probablemente nadie quiera saberlo y la prensa no aparecerá en su conferencia de prensa. El momento de realizar una conferencia de prensa es cuando no puede administrar los teléfonos porque muchos periodistas buscan información.


La logística de las conferencias de prensa

Las organizaciones más grandes pueden tener una oficina de prensa cuyo trabajo sea organizar conferencias de prensa y asesorarlo sobre cómo hacerlo.

Si no es así, hay varias áreas a considerar:



Sincronización

Las noticias continuas de 24 horas han cambiado bastante el panorama de las conferencias de prensa, pero aún vale la pena recordar que las organizaciones de noticias pueden estar apuntando a espacios de televisión específicos.

Una conferencia de prensa a media mañana le brinda la mejor oportunidad de acceder a una de esas máquinas tragamonedas. La mitad de la semana también se considera mejor en general, ya que es más tranquila para las noticias.


Localización

No tiene que ir a ningún lugar elegante para celebrar una conferencia de prensa.

Una sala de reuniones será suficiente, siempre que haya una 'mesa superior' adecuada y mucho espacio para la prensa. Pero si vas a otro lugar, no olvides visitarlo para comprobar que el lugar es adecuado y también asegúrate de tener un 'plan B' en caso de que surja un problema.

Si eres respondiendo a un desastre , puede ser una buena idea estar en la ubicación del problema. Al menos, demostrará que su equipo superior está en el lugar y no a 500 millas de distancia.

El punto importante es que su lugar es de fácil acceso para los medios de comunicación y también está equipado con todo el equipo necesario para ellos.


Equipo

Quiere equipo de sonido profesional, así que si es necesario, alquilelo en una empresa de relaciones públicas que pueda asesorarle sobre lo que necesita.

También asegúrese de contratar a un técnico que pueda resolver cualquier problema. Como mínimo, necesitará micrófonos para que todos puedan escuchar lo que dicen sus parlantes.

También puede ser útil grabar el evento en video, en caso de que las noticias de última hora en otro lugar signifiquen que algunos equipos de prensa no asistan. Además, asegúrese de que haya una señal de teléfono móvil fuerte y una conexión Wi-Fi, con el código de acceso disponible gratuitamente.


Media Kit

Deberá proporcionar una carpeta de información, incluida una presione soltar , detalles de los asistentes a la conferencia de prensa, citas de los altos directivos de la organización y cualquier socio al que pueda persuadir para que diga algo positivo, además de detalles de los planes. Incluya también un sitio web con más información.


Gente

Debe considerar quién debe asistir. ¿Quién es el mejor de su organización?

Elija personas con alta credibilidad que puedan hablar bien y articuladamente, incluso en respuesta a preguntas.

¿Debería incluir también a representantes de las organizaciones de partes interesadas? ¿Van a hablar o simplemente estarán disponibles para responder preguntas y dar entrevistas después?

Idealmente, desea solo uno o dos oradores, pero asegúrese de que todos los asistentes puedan quedarse para dar entrevistas con los medios después, ya que esto garantizará que cualquier periodista que se distraiga pueda llegar tarde y aún así obtener la historia.

capacidad para comunicarse de manera efectiva con los demás

Muestra

Asegúrese de que el área detrás de los altavoces esté en blanco y / o tenga el logotipo de su organización.

Usted no quiere que sus altavoces se muestren en la televisión con tubos aparentemente saliendo de sus cabezas, o algo que distraiga detrás. Si es posible, incluya detalles del sitio web de su organización en el telón de fondo y / o el podio o la mesa.


Moderador

Considere usar un moderador para llevar a cabo el evento, por ejemplo, presentando a los oradores y dirigiendo las preguntas a la persona apropiada. Por ejemplo, podría contratar a una persona con experiencia en relaciones públicas para moderar, o incluso a un periodista amigable.

un polígono con 5 lados y 5 ángulos

Invitando a la Prensa

Suena obvio, pero no olvide informar a la prensa local y, si corresponde, a la prensa nacional que va a realizar una conferencia de prensa.


Gestión de la rueda de prensa

Hay dos áreas principales a considerar aquí: presentar su información y responder preguntas.

Presentación de información

En realidad, solo hay una regla importante aquí: sea breve.

Di lo que necesites decir y luego detente. Si tiene más de un orador, informe a cada uno para que haga de tres a cinco puntos, en no más de tres a cinco minutos. Toda la conferencia de prensa no debe durar más de 45 minutos, incluidas las preguntas.

Hacer no use PowerPoint o cualquier otra ayuda visual.

Concéntrese en la historia que quiere contar. Los periodistas son personas ocupadas: si les puede dar una historia que puedan usar, les facilitará la vida. Esto hace que sea más probable que no busquen otro ángulo, sino que usen el que les ha dado.

Si no les da una historia, encontrarán la suya propia y es posible que no le guste.

Responder preguntas

Esta es probablemente la parte más difícil de administrar una conferencia de prensa, porque no sabe lo que va a suceder.

Prepárese todo lo que pueda de antemano, resolviendo lo que se le podría preguntar y armando una buena respuesta a cada pregunta difícil. Es una buena idea practicar con alguien que se haga pasar por los periodistas. Si tiene más de una persona hablando en la conferencia de prensa, acuerde de antemano quién va a responder qué tipo de preguntas.

¿Qué expresión captura la esencia del poder de la comunicación no verbal?

También asegúrese de que su moderador esté alerta a preguntas que estén fuera del alcance de la conferencia de prensa, especialmente si son hostiles. Deben estar preparados para intervenir y decir algo como:

“Me temo que esa pregunta está fuera de nuestro alcance hoy. ¿Alguien quiere hacer una pregunta sobre el material que hemos discutido? '

Tenga cuidado con los periodistas que lo tientan a usar ciertas frases al 'infectarlo'. Es posible que quieran citas que puedan usar fuera de contexto, porque son excelentes titulares.

Ejemplo: texto infeccioso


En un evento de capacitación en gestión de prensa, un equipo de estudiantes se hizo pasar por la junta directiva de una gran cadena de supermercados en una conferencia de prensa. Un periodista dijo:

¿Puede contarnos más sobre este alimento envenenado que se ha encontrado en una de sus tiendas?

El grupo se miró unos a otros, horrorizados. La sesión informativa del ejercicio no había mencionado alimentos envenenados y, de hecho, solo el periodista estaba jugando para ver qué pasaba. Uno de ellos habló.

No admitiremos ningún alimento envenenado .

Tan pronto como lo dijo, se dio cuenta de que la habían pillado. Una cita fuera de contexto y un titular para el periódico del día siguiente, si hubiera sido una verdadera conferencia de prensa.

Las conferencias de prensa sobre malas noticias, y especialmente accidentes o desastres, son un caso especial. Vea nuestra página en Comunicaciones de crisis para más.


Después del evento

Es una buena idea hacer un seguimiento con los equipos de noticias locales y nacionales para asegurarse de que recibieron todo lo que necesitaban.

En particular, si hubo otro evento ese día y algunos equipos de prensa no asistieron a su conferencia de prensa, llámelos y avíseles que tiene una grabación y envíe un kit de medios por correo electrónico. Es posible que puedan usar parte de ella incluso si no estuvieran allí. También puede ofrecer concertar entrevistas con los participantes más adelante si es necesario.

También es una buena práctica compartir la cobertura de noticias usted mismo, a través de las redes sociales y su propio sitio web, para obtener la máxima publicidad, y también revisar su conferencia de prensa y la cobertura resultante para ver qué puede aprender de ella.

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