Facturación para autónomos: qué, cuándo y cómo

Ver también: Precios y tarifas para autónomos

Pedir dinero es difícil en muchas culturas. Esto está tan arraigado que los nuevos autónomos suelen decir que la facturación es una de las partes más difíciles de trabajar por cuenta propia.

Para muchos, perseguir las facturas impagas es tan desafiante que incluso pueden dejar que una factura quede sin pagar en lugar de arriesgarse a molestar a un cliente o meterse en una confrontación.



Sin embargo, lo hace bajo su propio riesgo. Es el inicio de una pendiente muy resbaladiza. En cambio, debe recordar que ha hecho el trabajo y merece que le paguen por ello.



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Esta página está diseñada para ayudarlo a facturar de tal manera que le paguen, a tiempo, y que pueda perseguir cualquier pago pendiente con relativa facilidad.


Contratación y Facturas

Su contrato inicial con su cliente, aunque informal, debe establecer claramente sus condiciones de facturación y pago.



Por ejemplo, podrías decir:

  • Facturaré al finalizar el trabajo y pediré que me paguen mediante transferencia BACS dentro de las 2 semanas posteriores a la fecha de la factura.
  • Facturaré el último día del mes por el trabajo realizado durante ese mes y pediré que me paguen antes del día 7 del mes siguiente, ya sea mediante transferencia BACS o PayPal.

Esto establece expectativas muy claramente.

Hay más sobre esto en nuestra página sobre contratación de autónomos.

¿Debería solicitar un depósito?




Recibir un depósito significa que al menos ha ganado algo si el cliente demuestra ser difícil y rechaza el pago. Por otro lado, estás reteniendo el dinero del cliente, y ¿qué pasa si cancelan y te lo vuelven a pedir o te dicen que no lo has entregado? Es un buen equilibrio.

Algunos de los sitios web independientes utilizan un sistema llamado Escrow, donde el cliente paga el dinero por adelantado y el sitio web lo retiene hasta que ambos acuerdan que el trabajo está completo. Esto les da a los dos algo de seguridad.

Por lo tanto, esto puede ser un buen compromiso y es una muy buena razón para usar uno de estos sitios.


Cuándo facturar

Obviamente, debes facturar cuando digas que lo harás en el contrato. Pero, ¿cómo decides qué debería ser?

Probablemente la clave sea la flexibilidad.

Algunos trabajos serán breves y únicos, y probablemente debería factura inmediatamente después de la finalización para esos.

Otros trabajos serán más largos o en curso durante varias semanas o meses. Por lo tanto, es posible que desee factura cada semana o mes , dependiendo de la cantidad de dinero involucrada.

¡CONSEJO SUPERIOR!

Con nuevos clientes o aquellos con un historial de pagos deficiente, Factura antes de que el monto adeudado sea muy alto y no haga más trabajo hasta que le hayan pagado.

En otras palabras, tenga un sistema en el que facture a estos clientes cada semana y solicite que se le pague de inmediato, antes de continuar con el trabajo. Esto significa que puede estar seguro de que le han pagado y no se arriesga a perder demasiado dinero si surge algún problema.

La cantidad que consideres 'demasiado' depende de ti, pero sin duda perder 5 días de trabajo es importante para cualquier profesional autónomo.

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¿Qué pasa con los clientes que no estarán de acuerdo en que el trabajo está terminado y siguen diciendo que enviarán más? Probablemente tenga sentido facturarlos al final del mes , cuando realiza su otra facturación en curso.

Puede simplemente explicarles cortésmente en un correo electrónico que está feliz de hacer más trabajo para ellos, pero que no le gusta tener trabajo no facturado pendiente durante más de un mes (o dos, según el período). Por lo tanto, está enviando una factura, que le gustaría pagar lo antes posible, y cualquier trabajo adicional puede incluirse en una nueva factura más adelante.



Cómo facturar

Hay una serie de elementos que debe incluir en su factura. Estos son:

  • Su nombre y dirección . Es posible que le preocupe incluir su dirección postal, pero las oficinas de impuestos a menudo lo exigen para que los auditores de su cliente puedan verificar su estado fiscal.
  • El nombre y la dirección de su cliente (si es posible). Compruebe cómo les gustaría recibir la dirección de la factura y si necesitan una dirección o si un nombre es suficiente. Si su factura está siendo pagada por una empresa o institución, o existe la cuestión de tener que reclamar los costos, es posible que exista un formato requerido.
  • La fecha de la factura.
  • Un número de referencia para la factura. . También debe pedirles a sus clientes que utilicen esto como referencia en su pago, si es posible, para ayudarlo a realizar un seguimiento de los pagos.
  • Detalles del trabajo realizado, por el que está facturando Puede que le resulte más fácil detallar el trabajo en una segunda página, especialmente si hay mucho, y simplemente incluir un resumen en la primera página.
  • La fecha en la que vence el pago y las condiciones del pago. . Esto le da la oportunidad de hacer un seguimiento de la factura dentro de un período razonable, y también deja en claro si existe alguna condición (por ejemplo, no hará más trabajo hasta que le hayan pagado, o un pago posterior incurrirá en una tarifa adicional en la próxima factura).
  • Cómo desea que le paguen . Incluya los detalles de la cuenta bancaria u otros detalles para el pago, y proporcione información sobre todos los métodos de pago que está dispuesto a aceptar.

Un pensamiento sobre los métodos de pago


Vale la pena investigar cuidadosamente los métodos de pago, ya que puede haber cargos ocultos o condiciones involucradas que hacen que uno o más métodos no sean viables para usted.

Por ejemplo:

  • Todos Western Union Las tarifas las paga el remitente, lo que lo convierte en una forma confiable de recibir la cantidad de dinero requerida. Sin embargo, deberá verificar que tenga un lugar local donde pueda recoger dinero fácilmente, ya que el número de oficinas varía en diferentes áreas.
  • PayPal las tarifas las paga habitualmente el destinatario. Si va a utilizar este método de forma rutinaria, es posible que desee agregar una cantidad adicional a su factura para cubrir las tarifas.
  • Algunos bancos cobrar por recibir pagos del exterior. Es posible que no encuentre ninguna información sobre esto hasta que se le haya cobrado, por lo que, nuevamente, es posible que desee agregar un porcentaje a la factura para cubrir esto.

Siempre puede pedir a sus clientes que agreguen un porcentaje a la factura si pagan con métodos particulares (por ejemplo, PayPal).


También puede ser útil pedirle a los clientes que le informen si necesitan un recibo, ya que pasará mucho tiempo haciendo el papeleo si proporciona un recibo formal para cada pago. Por supuesto, es de buena educación enviar un correo electrónico rápido reconociendo el pago.


Persiguiendo facturas

Si configura su factura con cuidado, como se describe anteriormente, también habrá configurado la capacidad de perseguir las facturas impagas.

Por ejemplo:

cómo reducir sus niveles de estrés
  • Proporcione una fecha de 'vencimiento del pago'. , y puede perseguir si el pago no se recibe dentro de las 24 horas posteriores a esa fecha, señalando cortésmente que su factura ya está vencida y solicitando que el pago se pague de inmediato.
  • Incluir una instalación para un 'cargo por pago atrasado' o detener el trabajo , y simplemente puede llevarlo adelante y agregarlo a la siguiente factura, o recordarles amablemente que no volverá a trabajar hasta que haya recibido el pago.

Hay más ideas sobre cómo perseguir facturas impagas en nuestra página en Gestión de relaciones continuas con los clientes .


La facturación no tiene por qué ser difícil

Como autónomo, debe aprender a facturar de manera efectiva y a perseguir las facturas impagas. Sin embargo, no tiene por qué ser difícil. Con suerte, esta página ha mostrado cómo puede facilitar el proceso.




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