Tratar las preguntas de la presentación

Ver también: Los mejores consejos para presentaciones efectivas

Muchos presentadores que, por lo demás, son extremadamente competentes y confiados le dirán que realmente temen la sesión de preguntas y respuestas de una presentación.

Buscan formas de 'evitar' preguntas difíciles. Pero no tiene por qué ser así.



Hacer frente a las preguntas en una presentación es una habilidad que cualquiera puede dominar.



Quizás lo más importante que debes entender es que, como regla general, si la gente te hace preguntas, incluso las hostiles, no es para hacerte tropezar, sino porque realmente quieren la respuesta.


Mantener el control de las preguntas

La mayoría de las personas temen la sesión de preguntas porque temen perder el control.



Un poco de pensamiento y una planificación temprana pueden evitar este riesgo. Pero también puede evitarlo recordando que cualquier presentación es un intercambio de información. Es tanto para ti escuchar lo que la gente quiere saber como para ellos escuchar de ti.

haciendo álgebra a partir de la ecuación 1

Sin embargo, si su presentación comienza a desviarse por una pregunta interesante, intente decir algo como:

“Creo que nos estamos saliendo un poco del tema aquí. Dejemos eso a un lado y tú y yo podemos charlar sobre ello más tarde. Ven a buscarme al final e intercambiaremos los datos de contacto '.



O incluso:

'Realmente me gustaría continuar con la presentación; de lo contrario, es posible que no tenga tiempo para terminar, pero hablemos de esto más tarde'.

Estableciendo algunas reglas básicas

Al comienzo de su presentación, debe dejar en claro si prefiere abordar las preguntas y cuándo, a medida que avanza o al final de la presentación.

Algunos oradores prefieren que las preguntas se planteen a medida que surgen durante la presentación. La ventaja de este enfoque es que cualquier malentendido puede resolverse de inmediato. Sin embargo, también existe el peligro de que la pregunta interrumpa o distraiga al orador, o que surjan preguntas que se habrían tratado más adelante en la presentación.

¡Buen consejo! Categorizar preguntas


Si le gusta lidiar con las preguntas a medida que surgen, pero le preocupan las trampas, hay una manera fácil de manejarlas. En su introducción, explique que hay tres tipos de preguntas:

  1. Del tipo que busca la aclaración de algo que se acaba de decir, responderás de inmediato;

  2. El tipo que hace una pregunta relacionada sobre algo que planea cubrir más adelante; las responderá más adelante en la presentación; y

  3. El tipo que se trata mejor sin conexión porque la mayoría de la audiencia probablemente no estará interesada, o está fuera del tema de la presentación; tomará nota de la pregunta y volverá al interrogador después.

Cuando se hace una pregunta de tipo 2 o 3, puede decir algo como:

Esa es una pregunta de tipo 2, así que la dejaré por ahora y la cubriré más tarde. Si crees que no lo he cubierto al final, recuérdamelo y lo repasaré '.

Otros oradores prefieren tratar las preguntas al final de la presentación.

Si prefiere este enfoque, asegúrese de reservar suficiente tiempo para las preguntas, pero también limite la cantidad de tiempo disponible. La cantidad de tiempo dependerá del tipo de presentación que esté dando, pero normalmente 10 minutos de tiempo para preguntas deberían ser suficientes.

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La gran ventaja de este enfoque es que si habla demasiado rápido, simplemente tendrá una sesión de preguntas más larga: un gran incentivo para hablar lenta y cuidadosamente, y asegurarse de que su audiencia entienda todo a medida que avanza.

No debe cerrar la presentación con la sesión de preguntas y respuestas.


Cuando haya terminado de responder a las preguntas, asegúrese de tener la última palabra con una firme afirmación de su (s) mensaje (s) principal (es).

En otras palabras, puede agradecer a la audiencia por sus preguntas y luego resumir una vez más el punto o puntos principales que su presentación fue diseñada para comunicar.


Introducción a las sesiones de preguntas

La regla principal de las sesiones de preguntas es tratar a su audiencia con el respeto que le gustaría haberle mostrado y responder a sus preguntas de manera directa y honesta.

Si han hecho una pregunta es porque quieren saber la respuesta.

Es muy poco probable que alguien le haga una pregunta únicamente para hacerle tropezar, aunque esto sucede.

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Si una pregunta es provocativa, respóndala directamente. Nunca seas grosero con el interrogador ni demuestres que estás molesto. No se comprometa, pero mantenga su punto de vista y nunca pierda los estribos.

Esta táctica puede ser difícil de mantener, pero la clave es ser asertivo.

Visite nuestra sección sobre asertividad para obtener más consejos, comience con: Asertividad - Introducción .

Gestión de preguntas

Escucha cuidadosamente a la pregunta y, si la audiencia es numerosa, repítala para asegurarse de que todos en la audiencia hayan escuchado.

Si no está seguro de haber entendido correctamente, parafrasee de nuevo al interrogador y compruebe que lo ha dicho correctamente. Responda brevemente y al grano.

Si no sabe la respuesta, luego dígalo y ofrezca averiguarlo. Entonces asegúrese de hacer un seguimiento . Para poder responder, necesitará el nombre y la dirección de correo electrónico del interlocutor, así que asegúrese de hablar con él antes de que se vaya.

No lo sé ”Es una respuesta muy aceptable a algunas preguntas difíciles y es mucho más aceptable que tropezar con una respuesta o inventar algo. ' No lo sé, pero lo averiguaré y te lo haré saber ”Es aún más aceptable.

Relájate y no sientas que tienes que saberlo todo. Si no lo sabe, es mejor ser honesto que tratar de fingir.

La confianza tarda mucho en construirse, pero puede perderse en unos momentos, y el público casi siempre sabrá cuando no estás siendo genuino.

Una táctica alternativa: involucrar a su audiencia

Si está hablando con una audiencia bien informada, por ejemplo, un grupo profesional, y la pregunta es bastante general y no sabe la respuesta, considere preguntar a la sala si alguien más quisiera responder. Puede tener al experto mundial en ese tema sentado allí que estaría encantado de compartir su experiencia con todos ustedes. Si ha notado a alguien en particular, incluso puede decir:

el lenguaje es más _____________ y ​​_____________ que la comunicación no verbal.

Noté que el profesor X está en la habitación, así que me pregunto si le gustaría comentar sobre eso para evitar que demuestre mi ignorancia.

o

Mi colega de allí está más familiarizado con esa área que yo, aunque no quiero ponerlo en un aprieto, ¿tal vez estaría dispuesto a arrojar algo de luz sobre esto?

La mayoría de las personas estarán de acuerdo con ese enfoque, especialmente si realmente saben más sobre él que usted, y eso significará que la sala obtendrá una respuesta mucho mejor. Sí, eres el que está al frente, pero no lo sabes todo.

También puede encontrar útiles nuestras páginas generales sobre preguntas. Interrogatorio y Tipos de preguntas .

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