Confidencialidad en el lugar de trabajo

Toma el: Autoevaluación de habilidades gerenciales

La confidencialidad, o no revelar cierta información, es importante en una amplia gama de trabajos.

La confidencialidad es importante por razones legales y de reputación, y también es importante porque su futuro empleo puede depender de ella.

Parte de la información está protegida por la ley en varios países, incluida la información de identificación personal y también los 'secretos comerciales'.



Por lo tanto, es importante comprender la naturaleza de la confidencialidad y cómo asegurarse de cumplir con las pautas legales o éticas.


¿Qué es la confidencialidad?


Confidencialidad medio el estado de mantener el secreto o no divulgar información . Viene de confiar , es decir, confiar en alguien o contarle secretos.

La información confidencial, por lo tanto, es información que debe mantenerse privada o secreta. La confidencialidad es simplemente el acto de mantener la privacidad de esa información.


Tipos de información confidencial

En términos generales, existen cinco tipos principales de información confidencial.

1. Información del empleado

En el transcurso del trabajo, escuchará información sobre personas dentro de su organización. Parte de esto serán chismes sin fundamento, y otra será información que haya encontrado en el curso de su trabajo, especialmente si es gerente de línea o trabaja en recursos humanos.

Manejo de chismes


No hace falta decir que no debes difundir chismes, especialmente si no sabes si es cierto. Incluso preguntarle a alguien más si sabe si es cierto que x hizo y puede tener enormes consecuencias para la reputación de x.

Como regla general, si no le pregunta a la persona en cuestión o no se lo menciona a la cara, no lo mencione a sus espaldas.

Obtenga una reputación de integridad, en lugar de una de chismes.


Si encuentra información privada en el curso de su trabajo, incluida cualquier información que identifique a una persona (nombre, dirección, apellido de soltera, etc.), entonces no deberías revelarlo a otras personas . Esto también se aplica a la información recopilada en entrevistas sobre antecedentes étnicos, discapacidades, etc.

Existen requisitos legales para mantener ese tipo de información segura en muchos países. Si infringe esas leyes, es probable que sea personalmente responsable y posiblemente se enfrente a un enjuiciamiento.

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2. Información gerencial

La información gerencial incluye tanto información sobre individuos, como acciones disciplinarias, como también sobre acciones gerenciales generales, como despidos planificados o problemas de relaciones con los empleados.

Algunos tipos de información de gestión se harán públicos a su debido tiempo, como los despidos planificados, y otra información puede permanecer confidencial durante mucho más tiempo.


3. Información organizativa

La información organizativa también se conoce como información comercial o 'secretos comerciales'.

La definición cubre todo no en el dominio público que ayuda a la organización a realizar su trabajo mejor o de manera más eficiente. Por tanto, incluiría, por ejemplo, información sobre procesos industriales, presupuestos, costes, previsiones e incluso información de contacto de clientes.

¡ADVERTENCIA!


A veces, la información de la organización está cubierta por acuerdos de confidencialidad o contratos de trabajo. Si tiene la tentación de revelar cualquier información de esta naturaleza, debe primero verifique su contrato y, si es necesario, obtenga asesoramiento legal .


4. Información de contacto o del cliente

La información del cliente y de contacto está cubierta parcialmente por 'secretos comerciales'.

Sin embargo, los próximos cambios en la ley de protección de datos en Europa (y en relación con cualquier dato que se tenga sobre un ciudadano de un país de la Unión Europea) significa que deben considerarse y mantenerse de manera diferente.

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Si cree que esto puede afectarlo a usted oa su empresa, le recomendamos que busque asesoramiento legal.


5. Información profesional

Algunos profesionales, incluidos médicos, abogados y contadores, encuentran información sobre personas u organizaciones a través de su puesto profesional.

Por ejemplo:

  • Los médicos conocen los detalles de las condiciones y tratamientos de sus pacientes;
  • Los abogados conocen los detalles de los testamentos y los casos judiciales, algunos de los cuales pueden estar protegidos por la ley; y
  • Los contables conocerán los impuestos y los ingresos de sus clientes.

Estos profesionales a menudo están sujetos a códigos de conducta profesionales, así como a requisitos legales formales.


Confidencialidad informal vs. legal

Debe establecerse una distinción entre las expectativas casuales de confidencialidad y los requisitos legales.

  • Hay información que se le puede dar y pedir que mantenga en secreto, pero donde la única obligación de hacerlo es personal.

    Por ejemplo, una colega le dice que está embarazada y le explica que aún no se lo ha dicho a nadie más y que preferiría que no fuera público por el momento.

    Ella quería decírselo porque usted es un amigo / alguien en quien confía para cubrirla si sus náuseas matutinas son malas / su gerente de línea.

  • No existe un requisito absoluto o legal de que no se lo cuente a nadie más. Sin embargo, tenga en cuenta que si lo hace, habrá roto su confianza.

    No esperaría que ella fuera feliz, y su reputación como alguien en quien confiar y en quien confiar desaparecerá (y probablemente no solo con ella).

  • Existe información que legalmente no se puede compartir con otras organizaciones o individuos, excepto bajo ciertas circunstancias muy específicas.

    Por ejemplo, es posible que desee compartir o vender una lista de datos de contacto de clientes a otra organización. En muchos países, solo puede hacerlo si ha obtenido el consentimiento explícito de esos clientes.

    • La mayoría de la información personal (es decir, cualquier información que sea personal para un individuo, como números de seguro nacional, nombre completo, dirección, dirección de correo electrónico o similar) no puede, por ley, ser divulgado sin consentimiento .

    • También puede ser demandado si comparte información que es individual de su empleador con cualquiera de los competidores de la empresa, o la divulga de una manera que pueda dañar el precio de las acciones. . Esto incluye información sobre empleados, procesos o productos que aún no es de dominio público.


Protección de la información confidencial

Si maneja regularmente información confidencial, debe tomar medidas para asegurarse de protegerla adecuadamente.

Estos deberían incluir, por ejemplo:

  • Asegurarse de que la información confidencial siempre se guarde bajo llave durante la noche y no se deje desatendida durante el día;
  • Archivos informáticos confidenciales que protegen con contraseña;
  • Marcar la información confidencial claramente como tal y asegurarse de que las copias en papel se trituran antes de desecharlas; y
  • Asegurarse de que solo divulgue información confidencial a aquellos que la necesiten.

Cuándo romper la confidencialidad


Hay una serie de circunstancias en las que puede y debe romper la confidencialidad.

mayo romper la confidencialidad cuando:

  • La información que se le proporcionó sugiere que algo puede suceder o ha sucedido que no está en los intereses de la organización. Puede haber un equilibrio entre las necesidades del individuo y la organización.
  • Si ha sucedido algo que va en contra de su código de conducta profesional o que cree que está mal. Muchas organizaciones tienen códigos para proteger a los 'denunciantes', pero esto aún es difícil de hacer y debe tener en cuenta que puede haber consecuencias en términos de la reputación de su organización.

deber romper la confidencialidad cuando:

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  • Existe la posibilidad de que se haya cometido un delito. , porque está obligado a denunciarlo a la policía.
  • Si hay sospecha de abuso infantil o abuso de otra persona vulnerable, incluso si esto puede no ser una actividad delictiva. En estas circunstancias, debe tener cuidado de explicarle al niño, oa la persona que le ha dicho, lo que pretende hacer y por qué, para asegurarse de que comprenda y esté protegido durante el proceso.

Sentido común y estándares profesionales

Gran parte de la confidencialidad es de sentido común o está cubierta por estándares profesionales. De ello se deduce que es necesario proteger la información que se refiere a un individuo y que no desearía que se divulgara más ampliamente.

Lo que está cambiando, y rápidamente, es la forma en que la ley considera la divulgación más amplia. La tolerancia está disminuyendo. Si maneja regularmente información confidencial, puede ser el momento de revisar lo que hace.


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