Realización de una reunión

Ver también: Reuniones conscientes

Si se han realizado los preparativos necesarios, entonces el escenario está listo para una reunión eficaz.

Agendas se habrá producido y distribuido. Los participantes llegarán sabiendo lo que se va a debatir y con suficiente información de antecedentes para realizar contribuciones relevantes. Si corresponde, habrán consultado con las personas a las que representan y habrán discutido cualquier tema pertinente.

Vea nuestra pagina: Reuniones: planificación y estructura para aprender cómo.




Esta página examina el papel del presidente cuyo trabajo es dirigir la reunión.

El papel del presidente

En una reunión más formal, el presidente delineará el propósito de la reunión y recordará a los miembros por qué están allí.

En tal reunión hay poca necesidad de referirse a este procedimiento ya que está implícito en la etiqueta establecida, a saber:

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  • El presidente controla la reunión.
  • Todos los comentarios se abordan a través del presidente.
  • Los miembros no se interrumpen entre sí.
  • Los miembros tienen como objetivo llegar a un consenso.
  • Se vota si no se llega a un consenso.
  • La mayoría gana la votación.
  • Todos los miembros aceptan la decisión de la mayoría.

Este es un modelo pero pueden adoptarse modelos alternativos.

Cuando la discusión está en curso, es responsabilidad del presidente asegurarse de que continúe fluyendo sin problemas involucrando a todos los miembros presentes y no permitiendo que una o dos personas dominen la reunión. El resumen del presidente durante las reuniones puede:

  • Indica progreso o falta de.
  • Vuelva a enfocar la discusión que se ha desviado del punto.
  • Concluya un punto y pase al siguiente.
  • Resalta los puntos importantes.
  • Ayudar al secretario si necesario.
  • Aclare cualquier malentendido.

El presidente debe ritmo la reunión, asegurándose de que se ejecute a tiempo. Si la planificación se ha ejecutado correctamente, esto no debería ser un problema.

Al final de una reunión, el presidente debe recordar a los miembros lo que han logrado y agradecerles sus contribuciones. Por último, conviene concertar la fecha y la hora de la próxima reunión. Nuevamente, este es un modelo común para reuniones efectivas, los resultados exitosos se pueden lograr de diferentes maneras con diferentes estrategias para diferentes propósitos, así que adáptese según corresponda a situaciones específicas.


El papel de los miembros

Si bien es función del presidente dirigir la reunión, la participación de todos los miembros también es fundamental para el éxito de la reunión.

Para garantizar una reunión eficaz, todos los participantes deben:

  • Realice los preparativos necesarios antes de la reunión.
  • Llegar a tiempo.
  • Manten una mente abierta.
  • Escuche las opiniones de los demás.
  • Participar.
  • Evite dominar el proceso.
  • Evite situaciones de conflicto.
  • Evite las conversaciones secundarias que distraigan a los demás.
  • Haga preguntas para aclarar la comprensión.
  • Anote cualquier acción acordada. (Ver: Tomar nota )
  • Después de la reunión, emprenda cualquier acción acordada e informe a los demás según corresponda.
Ver también: El papel del secretario y cómo redactar las actas .

Por qué las reuniones pueden ser ineficaces

Hay muchas razones por las que las reuniones no son efectivas, algunas de ellas incluyen:

  • La reunión es innecesaria y gira en torno a la discusión de cuestiones triviales, lo que hace perder el valioso tiempo de los miembros.
  • La reunión carece de claridad de propósito. , es decir, los propósitos y objetivos no están claramente definidos.
  • Estilo de liderazgo inapropiado , es decir, el presidente domina y cierra o ignora otras contribuciones. Vea nuestra pagina: Estilos de liderazgo .
  • El presidente ejerce poco control y permite que uno o dos miembros dominen los procedimientos.
  • La reunión es demasiado grande limitando así el flujo de la discusión e impidiendo que todos los miembros puedan contribuir.
  • Surgen decisiones que no son verdaderamente representativas.
  • Se habla de los problemas en lugar de hablar de ellos.
  • Las decisiones se retrasan o no se actúa.
  • No se toman decisiones claras.
  • Los minutos son inexactos o visto como manipulado por el presidente o el secretario para sus propios fines.
  • Las personas equivocadas están presentes , evitando así que la reunión se desarrolle de manera efectiva, por ejemplo, los presentes tienen que remitirse a otra persona y, por lo tanto, no pueden comentar de manera efectiva.

Resumen

Hay muchos tipos de reuniones y muchas razones por las que las reuniones pueden resultar ineficaces.

Para que las reuniones sean efectivas, se requiere la participación de todos los presentes. Las habilidades clave de comunicación interpersonal y escuchando son importantes.

Para asegurar el éxito de una reunión, una buena preparación es esencial y el papel del presidente es primordial. Si se cumplen estas condiciones, todos los participantes deben salir de la reunión con una sensación de logro, no como si hubieran perdido el tiempo.

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Continuar con:
Reuniones: planificación y estructura
Establecer una agenda | El papel del secretario