Consejos para redactar negocios

Ver también: Cómo escribir un comunicado de prensa

Pensaría que la redacción de negocios siempre se elabora cuidadosamente, pero la verdad es que a menudo está plagada de errores con errores ortográficos, palabras mal utilizadas e inexactitudes gramaticales. La buena noticia es que puede mejorar fácilmente la redacción de su negocio en unos pocos y sencillos pasos.

Primero, conozca a su audiencia

A menudo, nuestra escritura sufre porque es inapropiada. Escribimos correos electrónicos complicados, damos un formato deficiente a los informes y, en general, no intentamos que nuestro contenido sea fácil de leer.

Saber el propósito de un escrito te da un sentido de dirección. La redacción de un informe comercial debe seguir un formato específico; por ejemplo, un correo electrónico en la oficina puede ser breve e informal, pero el correo electrónico de un cliente o una presentación de PowerPoint deben seguir pautas de cortesía, claridad y concisión. Tu audiencia debe ser tu brújula; tener en cuenta lo que el destinatario busca aprender reduce las posibles direcciones que debe tomar su escritura.



El estilo, el tono y el uso del vocabulario deben estar en consonancia con su audiencia y situación. Esto no es solo una cuestión de idoneidad y efectividad del contenido, se trata de su flexibilidad para comunicarse con destreza con diferentes audiencias, para empatizar con ellos y, por lo tanto, poder conectarse en una longitud de onda adecuada y efectiva.

Ver: Conozca a su audiencia para más información.

Centrarse en el contenido y el estilo

¿Su escritura está organizada según las siguientes características y reglas esenciales?

Lenguaje simple - Cree contenido fácil de leer evitando los adjetivos, usando la voz activa y optando por palabras más breves y conocidas. Su objetivo es comunicar su punto de vista de la forma más sencilla y rápida posible. Evite los 'verbos ocultos' siendo consciente de la nominalización innecesaria; por ejemplo, en lugar de decir: 'Nos encantaría ser de asistencia en su lugar, diga: 'Nos encantaría ayudar usted.' La segunda oración es más efectiva y amigable para el cliente, porque es directa, eficiente y comprensible.

Concisión y brevedad - La redacción de negocios debe ser concisa. Su audiencia no puede darse el lujo de navegar a través de varias páginas de informes para obtener la información que buscan. Respete el tiempo de sus destinatarios; deberían poder acceder fácilmente a información importante. Puede lograr esto cuando:

  • Cíñete a tu tema
  • Centrarse en los hechos
  • Apunta a la claridad y evita la ambigüedad
  • Elija palabras cortas
  • Evite la decoración innecesaria (adjetivos y adverbios)

Diferenciar la opinión de los hechos - Estos dos aspectos de la comunicación deben estar claramente separados en la redacción comercial. Asegúrese de que el lector pueda decir con certeza cuándo algo es un hecho o simplemente su punto de vista. De esta forma evitará malentendidos y mantendrá su escritura libre de ambigüedades.

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Al servicio de un propósito - Cada pieza de comunicación empresarial debe tener un propósito claro. Haga un esfuerzo por no desviarse de este propósito. Si le envía un correo electrónico a un colega con un correo electrónico de seguimiento sobre un informe pendiente, no incluya otras tres solicitudes no relacionadas en el mismo correo electrónico.

Utilice el formato con prudencia

Cada escrito debe tener el formato adecuado para maximizar la eficiencia. Utilice titulares, viñetas, numeración y otras funciones de formato ( negrita , cursiva , diferentes colores) para garantizar que el lector pueda hojear y escanear con facilidad su texto. ¡Pero no exageres! Demasiados elementos visuales distractores desvían el enfoque de su mensaje.

Esto se aplica a todo tipo de escritura. Ya sea un correo electrónico, un informe o una presentación, el formato ayuda a que su escritura sea clara y fácil de usar. Cuando sea posible, sustituya el texto por presentaciones visuales, gráficos o cuadros.


Corrija minuciosamente, revise sin piedad

Su primer borrador no debería ser su producto final. Especialmente si estamos hablando de una propuesta o informe comercial, es fundamental que lo revise y edite varias veces hasta que haya creado una versión respetable.

  • Poner tanto trabajo en la creación de un escrito profesional debería terminar con una revisión completa.

    Asegúrese de verificar errores sintácticos, gramaticales y tipográficos. Si no puede corregir su propio trabajo, pídale a otra persona que lo revise para asegurarse de que sea fluido y legible y que no contenga errores vergonzosos.

  • También puede ejecutarlo a través de un corrector ortográfico en línea para detectar errores gramaticales y errores ortográficos comunes, pero recuerde que los correctores ortográficos no pueden detectar errores ortográficos contextuales (por ejemplo, si la palabra mal escrita es una palabra diferente correctamente escrita, como su / ellos, aceptar / excepto, derecho / escribir, aquí / escuchar). Los errores ortográficos se pueden evitar mejorando sus habilidades ortográficas utilizando software como 7hechizo .

  • Ser consciente de las palabras mal escritas o de las debilidades gramaticales que tiene le ayudará a anticipar y evitar que estropeen su escritura.

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Sea consciente de la actitud y la perspectiva

Este es un aspecto raramente enfatizado de la redacción comercial. No es suficiente conocer a tu audiencia y lo que quieren de ti. Es fundamental que también conozca las diferentes capas de significado que transmite su escritura.

La elección de palabras, la estructura de las oraciones, los puntos de vista y las expresiones revelan más de lo que piensas sobre tu actitud y perspectiva sobre lo que estás escribiendo.

La actitud de 'usted' es un aspecto de la redacción de negocios que vale la pena considerar. Sugiere que su escritura debe adoptar el punto de vista del lector, en lugar del suyo. Al adoptar la perspectiva del destinatario, es más probable que obtenga respuestas positivas. Cuando el lector es el punto focal, entonces está más dispuesto a ayudar, apoyar, participar o actuar en lo que le pides. La actitud de usted a menudo motiva al lector a actuar en la dirección deseada, lo hace parecer más confiable y promueve una atmósfera de bienestar.


Puede parecer mucho trabajo, pero vale la pena concentrarse en estos cinco puntos y pulir sus habilidades de redacción comercial. Los beneficios de hacerlo son muchos; le resultará más fácil comunicar sus pensamientos y será más probable que las personas comprendan y consideren sus ideas.

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Habilidades lingüísticas comerciales