Establecimiento de la agenda de las reuniones

Ver también: Reuniones conscientes

Mientras nuestra página en Reuniones efectivas toca el propósito de una agenda y cómo establecer una, nuestra página, El papel del secretario explica que el establecimiento de la agenda es una tarea que suele llevar a cabo el presidente y la secretaria juntos.

Esta página proporciona más detalles sobre esta tarea esencial y lo ayudará a desarrollar agendas que respalden reuniones efectivas y de alta calidad.

¿Qué es una agenda?

En su forma más simple, una agenda establece la lista de temas que se discutirán en una reunión.



Debe incluir:

  • El propósito de la reunión ; y
  • El orden en el que se discutirán los elementos. , para que la reunión logre su propósito. Esto luego dará forma al acta de la reunión.
Para obtener más información sobre la redacción de actas, consulte nuestra página: El papel del secretario .

La agenda puede incluir más o menos detalles y, a menudo, contendrá los tiempos para cada tema.

Una agenda es una herramienta para los asistentes, incluidos, entre otros, el presidente y el secretario. Tiene varias funciones, antes, durante y después de una reunión.

Estas funciones incluyen:

  • Ayuda a los asistentes potenciales a decidir si necesitan asistir. . Al establecer lo que se discutirá y durante cuánto tiempo, muestra a los asistentes potenciales si son cruciales para la discusión y si es crucial para ellos. Luego pueden tomar una decisión informada sobre si asisten o hacen su contribución por escrito o por medio de otro asistente.
  • Ayuda a los invitados a prepararse para la reunión. . Junto con cualquier documento, les permite comprender lo que se discutirá y pensar en los temas con anticipación. También pueden preparar cualquier dato o cifra para tener a mano la información necesaria para hacer una contribución eficaz.
  • Proporciona una estructura para la reunión. . Significa que cualquiera que se desvíe del tema puede volver al asunto en cuestión de forma rápida y sencilla.
  • Del mismo modo, permite que el presidente controle la reunión. . Una agenda cronometrada es especialmente útil para esto, ya que el presidente puede pasar al siguiente tema cuando se acabe el tiempo, pidiendo a los asistentes que continúen la discusión en otro lugar si es necesario.
  • Por último, ofrece una forma de juzgar el éxito de la reunión. . Debido a que la agenda incluye el propósito, los asistentes pueden ver si la reunión ha logrado su objetivo o no. Esto deja claro si son necesarias futuras reuniones sobre el mismo tema.

Cómo establecer una agenda

En general, hay cinco o seis áreas amplias que deben cubrirse en una agenda:

  • Logística

    Esto incluye la fecha, hora y lugar de la reunión, su título y una lista de asistentes invitados.

  • Objetivo

    El propósito de la reunión y cualquier información de fondo, como si esta es la primera de una serie de reuniones.

  • Limpieza interna

    Esto debe incluir bienvenida y presentaciones y cualquier disculpas por la ausencia . También debería cubrir aprobación de actas anteriores y cualquier los asuntos que surjan de ellos que no se tratan en otra parte de la agenda.

    En una reunión formal, la limpieza también cubrirá cualquier enmienda que sea necesaria al último conjunto de actas, que deben documentarse formalmente en las actas de esta reunión.

  • Artículos

    Este es el 'meollo' de la agenda. Cada elemento debe tener un número, un título y un presentador / líder. También debería tener un límite de tiempo sugerido para la discusión.

    El tiempo puede ser difícil de determinar sin experiencia previa en la reunión. Es posible que la secretaria deba preguntar al presentador / líder cuánto tiempo creen que tomará un tema en particular y luego discutirlo con el presidente. La asignación final debe basarse en la importancia del tema para el objetivo de la reunión y su nivel de controversia. Un tema muy controvertido que es incidental al objetivo de la reunión debería posponerse para su discusión en otro lugar.

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¡Tener cuidado!


En algunos entornos formales, ciertos grupos o personas pueden tener el poder de solicitar que se incluyan elementos en la agenda. Esto deberá adaptarse, ya sea haciéndolo o mediante una cuidadosa negociación de otra oportunidad de debate si la agenda ya está demasiado llena.


  • Cualquier otro asunto (AOB)

    Muchas agendas terminan con un elemento sobre 'Cualquier otro asunto' o 'AOB'. Si bien esta puede ser una oportunidad para que los asistentes señalen algo para su inclusión en una agenda futura, también puede ser muy perjudicial para el flujo fluido de la reunión.

    Los asistentes pueden usar AOB para apropiarse de una reunión para sus propios fines y cambiar todo el sentimiento de la reunión, a menudo de una discusión muy positiva y centrada en la acción a una queja. Como AOB tradicionalmente es el último, también es el elemento que es más probable que recuerden los asistentes, especialmente si tenía un tono negativo.

    Una reunión bien organizada, con una agenda bien preparada, debería significar que nadie desea plantear ningún otro asunto.

    Por lo tanto, se recomienda encarecidamente que:

    • No incluya AOB como un tema de la agenda en absoluto; o
    • Si incluye AOB en la agenda, acepta que solo será como una forma de plantear cuestiones para su discusión en una reunión futura o en otro lugar.

    Se puede evitar el mal sentimiento de excluir AOB ofreciendo a los asistentes la oportunidad de sugerir elementos para su inclusión en la agenda con anticipación.

    Sin embargo, es la decisión final del presidente sobre qué elementos deben incluirse, tomada en conjunto con el secretario, en su función de guardián del proceso.

  • Cerrar

    Esto debe incluir el resumen del presidente de la reunión, la fecha y hora de la próxima reunión, y cualquier acción acordada y quién es responsable.

¡Sugerencia!


Las agendas deben ser generalmente documentos cortos, idealmente no más de una página.

Sin embargo, una breve nota explicativa de cada tema, incluyendo lo que es probable que se debata y lo que esté fuera del alcance, ayudará a los asistentes a prepararse mejor y ayudarán al presidente a controlar la reunión.

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Pausas en la agenda

Algunas reuniones, por ejemplo, reuniones formales de la junta o días de ausencia, pueden durar todo el día o incluso más de un día.

Obviamente, el orden del día de dichas reuniones deberá incluir pausas, normalmente al menos una pausa por la mañana y otra por la tarde, así como una pausa para el almuerzo.

Sin embargo, incluso una reunión más corta puede beneficiarse de uno o más descansos programados. Estos ofrecen la oportunidad de discutir entre dos o más participantes fuera de la reunión principal y también permiten que una reunión vuelva a encarrilarse si uno o más elementos han tomado más tiempo del esperado.

Hacer que las reuniones sean más productivas

Una buena agenda asegura que la discusión fluya pero esté enfocada, que la reunión logre su objetivo y que sea un uso productivo del tiempo de los asistentes.

Tomarse el tiempo para preparar una agenda será un tiempo bien invertido. También demostrará a sus asistentes que valora su tiempo tanto como valora el suyo. El esfuerzo también dará sus frutos más adelante: cuando las personas sepan que sus reuniones funcionan bien y logran sus objetivos, será más probable que asistan a ellas en el futuro.

Ver también:
Reuniones: planificación y estructura
Realización de una reunión: el papel del presidente
El papel del secretario y la redacción de actas