Planificación de acciones

Ver también: Gestión del tiempo

La planificación de acciones es el proceso de convertir su estrategia y objetivos en acción. Tomando sus ideas y planificando cómo hacerlas realidad.

En otras palabras, la planificación de acciones consiste en determinar qué es exactamente lo que necesita hacer para llegar a donde quiere estar. No importa si se trata de objetivos personales o de la organización, ya que las habilidades necesarias son las mismas.



Las mejores estrategias, ya sea para la vida o el trabajo, incluyen la planificación de acciones como parte del pensamiento estratégico. Después de todo, no importa qué tan buena sea su estrategia en el papel si no puede implementarla. Por lo tanto, la planificación de acciones debería ser una parte crucial de la estrategia. Pero a menudo no lo es.




La diferencia entre la planificación estratégica y la acción

Muchas empresas parecen considerar la elaboración de estrategias como una especie de ejercicio de 'panorama general', que no está vinculado de ninguna manera tangible a la realidad. Pero de esa manera miente la locura.

Para asegurar que la organización esté 'alineada', es decir, que todo y todos dentro de ella estén alineados y trabajando hacia la estrategia organizacional, todos en la organización deben poder explicar y comprender exactamente cómo encaja lo que hacen. la estrategia general.



Esto solo se puede lograr cuando la organización y los líderes tienen muy claro qué acciones llevarán a la organización a lograr sus objetivos. Porque, ¿qué hace la gente en el día a día? Comportamiento.

Nuestra pagina: Habilidades de pensamiento estratégico establece cómo puede crear un plan estratégico. La última etapa de esto es identificar las acciones necesarias para hacer realidad sus planes. Esta página proporciona más información e ideas sobre cómo lograrlo.

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Hay dos grandes preguntas para abordar en la planificación de acciones:




  • ¿Qué acciones debemos hacer para lograr los objetivos?
  • ¿Qué acciones debemos dejar de hacer para lograr los objetivos?



Desglose del plan de acción en pasos

Paso 1
Identifique las acciones generales necesarias para lograr cada uno de sus hitos intermedios.

Esto es relativamente sencillo. Mantenga las acciones amplias en esta etapa, a un nivel de, por ejemplo, 'Crear un plan de marketing', 'Reclutar equipo de ventas', etc.

Paso 2
Divida cada acción general en tareas más pequeñas

En esta etapa, necesita entrar en más detalles. Tal vez no en el nivel de 'escribir una carta ax sobre y', sino 'planificar y ejecutar una campaña de correspondencia que transmitirá estos mensajes clave'.

Paso 3
Identificar quién asumirá la responsabilidad de cada acción.

Aquí hay una regla fácil. Si no puede identificar a una persona, entonces no está trabajando con un nivel de detalle suficiente en las tareas o no se ha movido a un nivel de responsabilidad laboral lo suficientemente alto.

Cada acción debe tener un propietario responsable.

No es necesariamente el trabajo de esa persona hacer esa tarea, pero debe asumir la responsabilidad y poder explicar qué progreso se ha logrado en ella, por lo que debe poder participar con suficiente detalle. Sí, puede identificar al miembro de la Junta responsable del proyecto, pero debe poder profundizar en los detalles a través del propietario responsable y saber que no se oculta nada. A menos que este sea un proyecto pequeño que pueda ser manejado por una sola persona, no es de mucha ayuda tener una sola persona responsable de todas las tareas.

Este es un enfoque pragmático que le permite realizar un seguimiento del progreso, por lo que debe adoptar un enfoque pragmático para identificar a los responsables: deben saber lo que sucede en el día a día.

Paso 4
Averigüe qué podría salir mal y algunos planes de contingencia.

Este paso a menudo se denomina Gestión de riesgos y es un área completa en sí misma.

Ver nuestra pagina Gestión de riesgos para más información.

Básicamente, usted o, más probablemente, el propietario responsable de cada acción, debe echar un vistazo a la pregunta ' ¿Qué podría salir mal? '. Luego, usted o ellos deben averiguar qué tan probable es que eso suceda y qué tan catastrófico sería si sucediera. Una vez hecho esto, deben tomar medidas para que los eventos más probables y / o catastróficos sean menos probables o menos catastróficos, o ambos.

Paso 5
Analice detenidamente qué más está sucediendo en la organización y si está contribuyendo a la estrategia.

Esto es sorprendentemente difícil de hacer. Las áreas que no están contribuyendo a la estrategia general, o en el mejor de los casos son algo así como un remanso, suelen ser muy conscientes de ese hecho, y también del peligro para sus puestos de trabajo creado por esa situación. Por lo tanto, harán todo lo posible para ocultar el puesto a cualquier otra persona, a menudo utilizando lenguaje de alta tecnología o jerga de gestión. Se dice que un ex ministro de Hacienda adoptó un enfoque novedoso para este tipo de ofuscación. Si sus colegas ministeriales no podían explicar rápida y simplemente lo que se suponía que debía hacer un presupuesto, se retiraba inmediatamente del balance de ese departamento y se devolvía al Tesoro.

Del mismo modo, una herramienta útil para cortar la jerga es exigir el 'discurso de ascensor'. Pida a cada departamento o equipo que le diga, antes de que el ascensor llegue al último piso, qué hacen exactamente y cómo contribuye a la estrategia general de la organización. Waffling no es una opción con solo treinta segundos para explicar. Si la respuesta no es aceptable, entonces tiene una opción: cortar el trabajo o aguantarlo.

Paso 6
Detenga aquellas acciones y áreas que no están contribuyendo a la estrategia o la están dañando activamente.

Quizás menos sorprendente ahora que ha leído la sección anterior, este puede ser uno de los elementos más difíciles de la planificación de acciones. Frecuentemente es muy difícil detener algo que ha cobrado impulso. La gente se compromete emocionalmente con él y también invierte mucho en ser el experto organizacional en esa área. Por tanto, esto no es algo que deba emprenderse a la ligera. Puede ser mejor concentrarse en aquellas áreas, si las hay, que están dañando activamente la estrategia, en lugar de simplemente no contribuir.

Detener el trabajo innecesario


Detener el trabajo que no contribuye a los resultados estratégicos deseados puede ser más fácil de lograr si ha involucrado a la mayor parte o toda la organización en la elaboración de estrategias y la planificación de acciones.

Si es así, las áreas problemáticas ahora estarán claras para todos y se puede discutir abiertamente un cambio de enfoque. Detener el trabajo solo se convierte en un problema real cuando la estrategia ha sido elaborada a puerta cerrada por 'unos pocos elegidos', y todos los demás sienten que se ha impuesto.

Una buena planificación y pensamiento estratégicos pueden evitar este problema, además de aprovechar todos los recursos a su disposición.


Conclusión

Tanto en el trabajo como en la vida en general, es más fácil ver el progreso si puede dividir las tareas en partes más manejables.

El objetivo de la planificación de su acción debe ser identificar esos fragmentos manejables y quién los va a realizar, luego asignar la acción.

La parte final de su planificación de acción debería, por supuesto, ser un seguimiento continuo del progreso en comparación con los resultados y productos deseados. Después de todo, un plan de acción es tan bueno como el trabajo que logra.

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